Nouveau Gestionnaire de parc : quelles actions à votre prise de poste ?

Qu’il s’agisse d’un recrutement externe ou d’une promotion interne, les premiers pas à un poste à responsabilité comme le vôtre sont très importants. Vous pouvez entièrement réussir cette prise de poste en appliquant la règle des 100 jours. Méthode très populaire, elle permet de faire ses preuves et de doser parfaitement ses efforts sans pour autant recourir à la précipitation (comprendre la vie de l’entreprise, gagner la confiance de votre équipe et des autres Collaborateurs, mettre en œuvre des changements, etc.). À ce propos, quelles actions devez-vous mener durant cette période ?

Cet article a, donc, pour objectif de vous aiguiller vers les premières actions à entreprendre lors de votre prise de poste au sein de cette nouvelle entreprise :

• Observer et échanger avec vos nouveaux interlocuteurs,
• Auditer l’organisation actuelle de la flotte de véhicules professionnels,
• Prévoir un plan d’action.

Prise de contact avec les différents services de l’entreprise

L’arrivée dans une nouvelle entreprise ou dans un nouveau service est toujours une phase délicate, car vous devrez faire rapidement vos preuves en tant que nouveau Gestionnaire de parc. Toutefois, il convient de ne pas se précipiter et d’agir rapidement pour atteindre divers objectifs. Chaque entreprise dispose de son propre mode de fonctionnement, naturellement votre approche sera différente de celle que vous aviez lors de votre précédent poste. Il vous faut donc apprendre à réapprendre !

En premier lieu, vous devrez adopter un comportement d’observateur. Plus vous consacrerez du temps à comprendre le fonctionnement du parc automobile et de l’entreprise dans sa globalité, meilleure sera votre vision d’ensemble. Vous capterez ainsi les réels enjeux et les premiers obstacles à affronter et ce, dès la phase d’intégration.

Vous avez ainsi la possibilité de réaliser des entretiens individuels ou collectifs ainsi que des visites en vue de connaître davantage tous vos interlocuteurs. En effet, le poste de Gestionnaire de parc est un poste assez central dans l’entreprise. Vous échangerez, au quotidien, avec les Collaborateurs des services suivants :

• Comptabilité et finance,
• Ressources humaines,
• Direction,
• Logistique,
• Etc.

Mais également avec des prestataires externes comme :

• Le loueur professionnel,
• Le conseiller de la compagnie d’assurance de la société,
• L’éditeur du logiciel de gestion de flotte,
• Les chargés de compte des autres services souscrits (carte carburant, télématique, entretien et maintenance, banque, etc.),
• Etc.

À ce stade, vous serez en mesure de :

• Identifier les Collaborateurs influents, les partenaires et prestataires et donc déterminer vos futurs alliés,
• Considérer les particularités de votre nouvel environnement de travail,
• Définir précisément les attentes de chacun,
• Décrypter la dynamique de l’entreprise,
• Repérer les éventuels difficultés à venir (ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas dans le management du parc en particulier),
• Etc.

Analyse du fonctionnement actuel du parc automobile

Après avoir rencontré les différents Collaborateurs internes et externes de l’entreprise, vous vous concentrerez sur l’organisation effective de la flotte de véhicules professionnels et sur son fonctionnement. Cette analyse poussée se fera par l’intermédiaire d’un audit complet.

Premièrement, vous consulterez avec attention la Car Policy actuellement en place au sein de votre nouvelle structure. Vous examinerez ainsi, point par point, les rubriques de ce document qui caractérise la politique automobile de l’entreprise.

Avec votre œil neuf dans l’entreprise, vous vous attarderez sur les chapitres suivants :

• La grille d’attribution des véhicules,
• Les droits et devoirs des Conducteurs envers leur véhicule de fonction (utilisation, entretien et contrôle, formation à l’écoconduite, etc.),
• Les modalités de renouvellement des véhicules professionnels,
• Le comportement à adopter face à diverses situations de la vie professionnelle (accidents, pannes, amendes, etc.),
• Les échanges relationnels avec le Gestionnaire de parc,
• Les nouvelles solutions de mobilités et modes de conduite,
• Etc.

Par exemple, vous observerez comment est attribué le véhicule professionnel à tel Conducteur, à partir de quels critères : soit par métier, soit en fonction de son ancienneté ou bien au terme d’une négociation (à l’embauche ou lors d’un entretien annuel), etc. Vous recherchez éventuellement les recommandations émises par le précédent Gestionnaire de parc afin d’impliquer davantage les Conducteurs dans l’optimisation de votre gestion de flotte.

Ultérieurement, vous regarderez comment le précédent Gestionnaire de parc manageait la flotte de véhicules professionnels :

• À l’aide d’un tableur Microsoft® Excel ou équivalent,
• Grâce à l’application de base de données Microsoft® Access ou équivalent,
• Par le biais d’un logiciel de gestion de flotte dédié (solutions SaaS, Acquisition / On-Premise, etc.).

Par la suite, vous noterez les services auxquels votre prédécesseur a souscrit dans l’optique de manager le parc automobile de manière optimale. Parmi les services les plus sollicités par vos confrères, nous pouvons vous citer :

• Le service d’entretien et de maintenance du parc auto auprès d’une enseigne spécialiste,
• Les cartes carburant,
• Les solutions de télématique,
• Etc.

Une fois cet audit mené, vous serez à même d’émettre des réserves sur les points récemment analysés. Ces réserves vous seront utiles dans le but de proposer des pistes d’amélioration et des recommandations de façon à mieux encadrer l’utilisation du véhicule de fonction faite par vos Collaborateurs et par la même occasion, parfaire votre gestion de flotte.

Construction d’un plan d’action

Désormais bien intégré à votre nouveau poste, il est temps pour vous de proposer à votre direction un plan d’actions à court, moyen ou long terme. Nous vous proposons de décomposer ce plan en 5 étapes.

Définition des objectifs pour l’année à venir

Tout d’abord, vous allez définir des objectifs sur l’année que vous devrez atteindre. Pour cette première année, nous vous invitons à indiquer des objectifs accessibles même si votre direction vous poussera à aller plus loin. Vous suivrez ces objectifs, tout au long de la période, avec votre logiciel de gestion de flotte grâce aux indicateurs-clés de performance (KPI) mis en place et pouvant être :

• Le taux d’utilisation de la flotte,
• Le coût moyen d’un véhicule professionnel,
• Le nombre de litres de carburant sur l’année,
• Le taux de sinistralité du parc auto,
• Le budget accordé à l’entretien et à la maintenance,
• Le nombre de pannes automobile,
• Le nombre d’amendes reçues par mois,
• Etc.

Mise à jour de la Car Policy

Suite à l’audit réalisé auparavant, vous appliquerez vos recommandations au sein de la Car Policy au travers d’une mise à jour. De cette façon, vous la rendrez plus performante grâce à :

• Une liste de véhicules professionnels plus adaptés aux besoins et à l’activité de vos Conducteurs,
• Des droits et devoirs énoncés noir sur blanc,
• Des conseils pour conduite plus responsable et plus sécurisante,
• La mise en place de nouvelles formes de mobilité dans l’entreprise,
• L’utilisation d’énergies alternatives au sein du parc auto (hybride ou tout-électrique notamment),
• Etc.

Souscription et résiliation aux services de gestion de flotte

L’audit vous a également servi à vérifier l’utilisation et l’utilité des services souscrits par votre prédécesseur. Grâce à votre expérience et selon la stratégie que vous allez employer pour gérer efficacement le parc automobile, vous ressentirez le besoin de souscrire à de nouveaux services pour augmenter la productivité de vos Conducteurs et améliorer, en outre, leur bien-être au travail :

• Cartes carburant,
• Badges autoroutiers,
• Solutions de télématique,
• Logiciel de gestion de flotte,
• Téléphonie,
• Systèmes de navigation,
• Assistants d’aide à la conduite (Coyote, Inforad, etc.),
• Etc.

Par ailleurs, vous résilierez les services dont vous ne percevez pas la valeur ajoutée pour votre gestion de flotte ou dont vous n’en ressentez simplement pas le besoin.

Optimisation de la gestion de flotte

4ème type d’action à mener lors de votre prise de poste, il s’agit de l’optimisation de la gestion actuelle du parc automobile. Pour tirer pleinement parti des avantages de cette démarche, vous entreprendrez les actions suivantes :

• Inventaire complet de la flotte de véhicules d’entreprises : identification des véhicules utilisés et ceux non utilisés, désignation des véhicules à renouveler prochainement,
• Analyse de la consommation moyenne de carburant du parc auto : identification des Conducteurs gourmands en carburant, réajustement du budget alloué à ce poste de dépenses, négociation du prix à la pompe auprès d’un pétrolier, d’une enseigne de la grande distribution ou d’un prestataire de services,
• Entretien et maintenance : contrôle de l’historique et du suivi des interventions techniques antérieures, prévision des opérations d’entretien à effectuer sur certains véhicules du parc auto,
• Assurance : mesure de la sinistralité en entreprise, identification des Conducteurs les plus exposés aux accidents, ajustement nécessaire de la couverture d’assurance et négociation des primes d’assurance,
• Etc.

Sensibilisation et implication de vos Conducteurs

Dernière étape de votre plan d’action, la stratégie de communication auprès de l’ensemble de vos Collaborateurs : fréquence des opérations de communication, supports de communication utilisés (newsletter, flyers, tableau d’affichage, réunions d’information, etc.), type de public visé (segmentation), etc.

Cette communication pertinente vous permettra de traiter d’une thématique en particulier ou de les sensibiliser sur un sujet précis. Vous pouvez très bien parler :

• Des accidents de la route (avec la participation de la Sécurité routière, par exemple),
• De l’écoconduite ou conduite écocitoyenne,
• Du comportement à adopter lors de situations exceptionnelles (crevaisons, pannes, accidents, etc.),
• Des formes de mobilité alternatives au véhicule de fonction,
• De l’intérêt de la télématique pour la sécurité au volant de vos Conducteurs,
• D’agir, à votre échelle, en faveur de l’environnement.
• Des nouveautés apportées au sein du parc automobile (nouveaux véhicules, nouvelles énergies, etc.),
• Etc.

De cette façon, vos Conducteurs se sentiront davantage impliqués dans l’entreprise, notamment dans votre processus de gestion de flotte, et fourniront plus d’efforts. Ainsi, vous constaterez de façon certaine un certain nombre d’améliorations au niveau de leur comportement au volant dans les mois à venir.

Avancer progressivement et avec une méthode définie est assurément la clé de la réussite de votre intégration dans cette nouvelle entreprise, au poste de Gestionnaire de parc. D’autre part, ce succès passera également par celui de vos Collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions.