Bien que complexe, la bonne gestion d’une entreprise est essentielle pour assurer performance et efficacité. Heureusement, avec le développement des nouvelles technologies, de nouveaux outils voient le jour et viennent aider les gérants ou managers d’entreprises.
D’ailleurs, certains outils de gestion sont très utiles pour les très petites entreprises (TPE) et petites ou moyennes entreprises (PME).
Lesquels choisir ? À quels tarifs et quelles sont leurs fonctionnalités principales ? Feu Vert Entreprises vous livre son top 5 des meilleurs outils de gestion pour les TPE et les PME.
Aujourd’hui, il existe une multitude de logiciels et d’outils de gestion pour l’accompagnement des dirigeants. Que ce soit pour la comptabilité, la facturation, l’information sur les données clients ou fournisseurs, du marketing ou du CRM (Customer Relationship Management), leurs fonctionnalités sont nombreuses et d’une grande aide pour les TPE et les PME.
QuickBooks, l’outil de gestion de la comptabilité et facturation
La comptabilité d’une entreprise doit être réalisée avec beaucoup de précision puisqu’elle calcule la rentabilité de l’entreprise et souligne tous les actifs et passifs de l’organisation. En complément de la comptabilité, la facturation est aussi une étape importante parce qu’elle matérialise une transaction commerciale et peut s’avérer très utile en cas de litige.
Néanmoins, dans les TPE ou PME, il est parfois difficile d’avoir un service comptable ou de faire appel à un cabinet comptable à cause du budget que cela représente.
C’est pourquoi, nous conseillons aux dirigeants de petites organisations d’utiliser l’outil de gestion QuickBooks. Cette solution est un logiciel en mode SaaS à la fois complet et intuitif. QuickBooks permet d’assurer la comptabilité et la facturation de l’entreprise avec de multiples fonctionnalités telles que la gestion des ventes, l’envoi des factures ou des devis et le calcul de la TVA.
Il existe plusieurs tarifs pour ce logiciel en fonction de l’offre souhaitée par l’entreprise. Pour les TPE, il faut compter environ 30 euros par mois contre 50 euros pour les PME.
Asana, le logiciel SaaS pour le suivi de projet et le travail des collaborateurs
Lorsque l’équipe commerciale commence à s’agrandir, garder un œil sur les projets de chaque collaborateur peut être parfois compliqué. Pourtant la bonne gestion des entreprises passe aussi par une bonne charge de travail des salariés.
Quoi de mieux que d’avoir accès à un logiciel web qui passe en revue toutes les missions des employés ? Asana est un bon exemple de solution digitale pour la gestion de projet au sein d’une organisation. Cet outil SaaS est efficace pour tous les projets, qu’ils soient à court terme ou à long terme.
Chaque collaborateur peut suivre les données de ses collègues et connaître la charge de travail de chacun. Pour le manager ou dirigeant, Asana est un logiciel qui permet de planifier simplement les tâches de travail. Il suffit de créer une nouvelle tâche, de la décrire, de l’attribuer à des collaborateurs et d’ajouter une date d’exécution de la mission. De plus, le logiciel offre la possibilité aux équipes de retrouver toutes les informations sous la forme d’un tableau.
Plusieurs tarifs sont proposés en fonction de la taille de la structure. Pour les entreprises de moins de 15 salariés, le logiciel est gratuit. Ensuite, il faut ajouter en moyenne mensuellement une dizaine d’euros par nouveau collaborateur.
Avature, l’outil qui révolutionne l’univers des ressources humaines
L’un des ingrédients secrets d’une bonne gestion d’entreprise est d’avoir un bon outil de ressources humaines. Les RH constituent à elles seules un département crucial dans toute entreprise. Dans les TPE ou PME, la polyvalence des équipes est souvent de mise et il n’y a pas de service entièrement dédié aux ressources humaines.
Il existe néanmoins des logiciels SaaS qui permettent d’aider les dirigeants de petites entreprises dans le processus de recrutement ou dans les procédures internes (paie, bilan ou évaluation,…).
Par exemple, Avature est un logiciel SaaS disponible sur le web depuis septembre 2021, assurant un service de RH. Concrètement, Avature facilite la recherche de talents via un moteur de recherche centralisé en faisant nettement gagner du temps aux utilisateurs. L’interface est facile à comprendre et le tableau de bord comporte tous les éléments indispensables comme les offres d’emploi, le nombre de candidatures et les entretiens prévus.
Le logiciel ne se limite pas uniquement à la marque employeur de l’entreprise. Il offre des fonctionnalités destinées aux collaborateurs telles que la création d’un onboarding pour l’intégration des nouveaux arrivants, la création d’un processus d’évaluation pour les bilans de compétences des équipes ou la mise en avant d’activités pour le bien-être des salariés au travail. Pour le moment, l’éditeur n’a pas encore communiqué sur ses tarifs pour les TPE et PME.
Bitrix24, la plateforme de CRM pour mieux connaître et analyser les clients
Une bonne gestion des clients est nécessaire pour la pérennité de l’entreprise. L’objectif est de comprendre les comportements des clients à chaque étape de leur parcours d’achat. Pour mieux les cerner, les entreprises n’hésitent pas à utiliser des outils ou logiciels de CRM (Customer Relationship Management) ou de gestion de relation client.
L’outil de CRM centralise un maximum de données et d’interactions entre les clients et l’entreprise, tout en veillant au respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Un CRM a plusieurs objectifs comme l’amélioration de la performance commerciale ou marketing, un meilleur reporting client et une meilleure force de vente.
Bitrix24 est une plateforme collaborative qui fonctionne comme un CRM. La plateforme gère les prospects, les devis et les transactions commerciales grâce à ses outils d’automatisation des ventes. Bitrix24 assure également le suivi et la gestion de stock pour informer les clients et améliorer le service client.
En complément, les utilisateurs de la solution peuvent avoir accès à de nombreuses données précieuses sur les clients. En fonction des données récupérées sur le CRM, le commercial peut décider de déclencher un plan d’actions pour tel ou tel client. La plateforme peut être entièrement gratuite avec l’offre Free en proposant des fonctionnalités de base : c’est l’idéal pour les TPE ou PME.
Slack, la messagerie aux fonctionnalités multiples
La communication joue un rôle important dans une entreprise. Que ce soit en interne auprès des différents services de l’entreprise ou en externe pour les clients ou prestataires, la communication peut être décisive.
Pour faciliter les échanges entre les salariés, certains outils ont vu le jour comme la célèbre messagerie Slack. L’outil permet aux équipes d’échanger des messages, des fichiers, des projets et des informations capitales sur des clients. Son fonctionnement est intuitif et il séduit de plus en plus d’entreprises.
Pour les TPE et PME, Slack offre la possibilité d’intégrer une large palette de fonctionnalités supplémentaires. Les utilisateurs peuvent, par exemple, associer leur compte Slack à Google Drive ou Asana. De quoi mieux gérer toutes les missions de travail de chacun !
De plus, l’outil est disponible sur smartphone, tablette ou ordinateur, ce qui permet aux commerciaux de pouvoir répondre même en déplacement. Pour la création de canaux ou de chat, le Slack-Bot (le robot de Slack) accompagne l’utilisateur pas à pas. Il envoie également régulièrement des messages aux nouveaux utilisateurs pour les guider sous la forme de petites formations. L’éditeur propose une version gratuite avec des fonctionnalités limitées mais qui permet déjà de se faire une première idée de la solution.
2 autres outils de gestion à connaître
Bien que notre top 5 soit terminé, nous ne pouvions pas conclure notre article sans vous présenter deux autres outils de gestion utiles pour les TPE et PME :
- Axonaut : logiciel de ERP tout-en-un. Axonaut englobe un volet comptabilité, facturation, CRM, marketing et de pilotage à lui seul. L’ERP a une interface relativement simple d’utilisation et souligne les points de vigilance grâce à un code couleur.
- EasyRequest : logiciel de réservation des ressources. EasyRequest est un outil de gestion des ressources comprenant la réservation de salles, de matériels ou de véhicules : avantage majeur pour la gestion des flottes automobiles des TPE et PME.
Vous l’aurez compris, il existe de nombreux outils de gestion pour accompagner les TPE et les PME.
Toutefois, ce top 5 n’est pas exhaustif. Le marché des outils de gestion est un écosystème complexe qui comprend d’autres solutions ou plateformes. Le choix des outils dépend avant tout des problématiques rencontrées par l’entreprise et des fonctionnalités souhaitées. Nous vous conseillons de commencer par déterminer ou affiner vos besoins en matière de gestion avant d’essayer tel ou tel outil.
