5 bonnes pratiques appel d’offre entretien de flotte de véhicules

En premier lieu, rédiger un appel d’offre pour votre parc de véhicules de société peut s’avérer long et fastidieux surtout si vous souhaitez que celui-ci vous permette de répondre à l’ensemble des enjeux auxquels vous pouvez être confrontés.

Des enjeux, mais quels enjeux ?

D’après Feu Vert Entreprises 3 grandes catégories d’enjeux auxquels sont confrontés les Gestionnaires de Parc sont identifiées :

Premièrement si vous souhaitez faire un appel d’offre c’est que vous avez identifié qu’une des composantes de ces enjeux est défaillante et que vous souhaitez l’optimiser.

Alors comment identifier un levier d’optimisation et comment mener votre appel d’offre afin d’être le plus efficient possible ?

1. Faire un audit

Comme nous venons de le voir la base de tout c’est l’audit de l’existant. C’est ainsi qu’il est important d’avoir continuellement une vue à 360° de l’ensemble de votre parc automobile. Vous identifierez alors rapidement et simplement les leviers d’optimisation et par conséquent de faire évoluer votre réflexion quant à vos prestataires.

Par ailleurs il est à noter que pour chaque enjeux et pour les différents types de prestataires, les outils disponibles pour effectuer vos audits pourront être différents.

Prenons par exemple l’audit de votre prestataire « entretien de flotte de véhicules de société », si vous souhaitez aller au fond des choses, vous allez devoir effectuer :

• Pour vos enjeux Structurels

  • Dépenses  : Export comptables, suivi excel, logiciel de gestion de parc…
  • Qualité des prestations : Evaluation du taux de litiges atelier
  • Facturation : Taux de factures erronées

Afin de suivre l’ensemble de ces éléments au jour le jour, il est important de mettre en place des procédures de suivi et des reportings internes. Vous éviterez ainsi d’avoir à tout compiler et à rechercher les informations le jour où vous souhaiterez identifier vos leviers d’optimisations.

• Pour vos enjeux Opérationnels et Utilisateurs

A cette fin vous allez devoir faire simple, rapide, basique, afin de gagner du temps. Un suivi régulier du marché vous permettra de tenir à jour un tableau de suivi des acteurs et de leurs solutions. Si vous le souhaitez vous pourrez en outre mettre des coefficients de pondération selon vos enjeux opérationnels.

Par ailleurs n’hésitez pas à challenger régulièrement vos Conducteurs concernant leur satisfaction, en effet ce sont eux les utilisateurs. Pour cela nous vous recommandons de mener tous les semestres une enquête de satisfaction interne afin d’identifier les points d’achoppements et de travailler conjointement avec votre prestataire pour améliorer ceux-ci ou de remettre purement et simplement en cause le partenariat si ceux-ci sont trop importants.

N’hésitez pas là encore à solliciter vos prestataires, certains envoyant déjà cette enquête suite aux interventions effectuées dans leurs ateliers.

La bonne nouvelle ? Pour vous aider dans cet audit, nous avons mis en place une méthodologie et un outil pour vous aider. N’hésitez pas à l’utiliser et, si besoin, nous contacter pour que nous le fassions évoluer ensemble.

2. Identifier vos objectifs

L’audit une fois finalisé vous permettra d’identifier vos leviers d’optimisation et vos objectifs. Par ailleurs il peut aussi vous permettre d’identifier des objectifs à abandonner.

Pour rappel des objectifs doivent être SMART :

• Spécifiques
• Mesurables
• Acceptables par toutes les parties
• Réalisables
• Temporellement définis

Exemple d’objectif SMART dans l’entretien de flotte  : Réduire mes coûts de 5 % sur le post pneumatiques à 1 an.

Ces objectifs pourront ensuite être partagés avec vos Prestataires dans votre Cahier des Charges.

3. Rédiger votre cahier des charges

La rédaction de votre cahier des charges et tout simplement la synthèse de votre audit ainsi que de vos objectifs.

Il convient de rappeler un certains nombre d’éléments afin que l’ensemble des participants à votre appel d’offre puisse apprécier la globalité de votre demande. En outre, il est important de ne pas être réducteur et de donner la possibilité aux prestataires de vous apporter leurs solutions. Au-delà de la simple expertise technique, les prestataires doivent vous apporter une plus-value sur votre quotidien et/ou celui de vos Utilisateurs.

Pour cela nous vous conseillons de structurer votre cahier des charges de la manière suivantes :

1. Présentation de votre structure
2. Présentation de votre parc de véhicules
3. Objectifs au travers de cette consultation
4. Les règles de l’appel d’offre, les délais impartis ainsi que les prestataires consultés
5. Enjeux clés auxquels vos Prestataires ne pourront déroger
6. Vos Enjeux secondaires
7. Une grille tarifaire

Afin de vous aider dans cette démarche nous avons établis un modèle de cahier des charges pour les appels d’offres liés à l’entretien de votre flotte de véhicules, ainsi qu’un guide afin de vous aider à le rédiger.

Pour aller encore plus loin, et compléter votre cahier des charges nous vous proposons une grille d’appel d’offre vierge !

4. Solliciter les prestataires identifiés

Dès lors que vous avez rédigé votre Cahier des Charges, sollicitez les prestataires identifiés pour votre appel d’offre.

Là-dessus, 2 stratégies sont applicables avec chacune leurs avantages et leurs inconvénients :

• Vous sollicitez le plus grand nombre de prestataires :

• • Avantages : vous aurez une vue globale du marché et découvrirez peut être de nouvelles solutions répondants de manière plus efficiente à vos enjeux
  • Inconvénients : beaucoup d’offres et de solutions à analyser et donc un temps parfois long de dépouillement

• Vous faites participer un nombre restreints de prestataires :

• • Avantages : vous gagnerez du temps lors du dépouillement
  • Inconvénients : vous n’aurez pas forcément la meilleure offre ou la meilleure solution

Notre conseil : Trouvez le juste milieu, ne sollicitez pas l’ensemble du marché, mais sollicitez un nombre suffisant de prestataires pour vous faire une idée globale des solutions proposées. Chez Feu Vert nous estimons que solliciter 5 prestataires vous permettra d’avoir une vue exhaustive des solutions apportées. En parallèle vous pouvez demander à chaque prestataire de mettre en avant 3 à 5 points qu’il estime différenciant sur son offre, cela peut être un tarif, une solution, etc… ce qui vous permettra en un coup d’œil de vous faire une idée de la compréhension de votre besoin par le prestataire.

5. Les clés pour sélectionner vos prestataires

Dans le but de comparer les offres de vos prestataires nous vous conseillons d’utiliser une matrice, celle-ci sera composée de plusieurs onglets où vous pourrez compiler les retours de vos prestataires. De fait, cette matrice vous permettra de prendre des décisions sur des critères objectifs et d’éviter tout biais.

Pour cela, Feu Vert a établi une matrice de comparaison des prestataires, que vous pouvez télécharger ci-dessous. Il est à noter que cette grille est essentiellement tournée « entretien de flotte de véhicules », mais est facilement déclinable pour d’autres sujets.

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