Comment gérer la dérive kilométrique pour votre flotte automobile ?

La dérive kilométrique est, pour beaucoup de Gestionnaires de Parc, synonyme d’une hausse des coûts de gestion de flotte puisque chaque kilomètre parcouru a un prix de revient et, par conséquent, une incidence directe sur les finances de l’entreprise. Or en effectuant un suivi kilométrique régulier auprès des Collaborateurs, le Gestionnaire de Flotte parviendra à contenir ce dépassement financier tout en préservant le parc auto d’une dérive kilométrique.

En parcourant cet article, vous percevrez l’intérêt à suivre l’évolution des kilomètres des véhicules professionnels composant votre parc fermé. Ensuite, nous vous présenterons les solutions à mettre en place afin de gérer efficacement la dérive kilométrique d’une flotte automobile.

Pourquoi effectuer le suivi kilométrique des Collaborateurs ?

Au même titre que les pneumatiques et l’entretien courant, les kilomètres sont des éléments à intégrer dans une gestion de flotte automobile. En effet, ces éléments entrent directement en compte dans le calcul du loyer dans le cadre d’une LLD (Location Longue Durée), dans le planning de renouvellement des véhicules, mais également sur le plan de la consommation de carburant et celui de la fiscalité de la flotte. Un suivi des kilomètres parcourus par les Collaborateurs est donc primordial pour la réussite d’une gestion de flotte.

Pour prévoir d’éventuelles modifications du contrat de location

En souscrivant un contrat de location longue durée afin de constituer une partie de votre parc auto, votre entreprise s’est engagée sur une durée déterminée (principalement exprimée en mois) et sur un kilométrage maximum. Outre le modèle du véhicule, ces deux paramètres viennent partiellement définir le loyer mensuel.

Le Gestionnaire de Parc doit avoir connaissance des modalités de modification du contrat (pénalités de dépassement, réévaluation du loyer, délais maximums de révision du contrat, etc.) tout en veillant à ne pas dépasser cette limite kilométrique. Toutefois si le Collaborateur s’en approche, nous invitons les Gestionnaires de Flotte à anticiper ce dépassement en renégociant le contrat de location. Auquel cas, le Gestionnaire de Parc s’expose à des pénalités de l’ordre de 2% du coût total du parc (révision à la hausse du loyer, etc.).

En complément, la plupart des sociétés de leasing vous présentent – lors de la signature du contrat – une grille de fluidité sur laquelle est indiqué le montant des loyers en cas de prolongation du contrat ou lors de la restitution d’un véhicule ayant dépassé la limite kilométrique.

Pour organiser le renouvellement de sa flotte

En revanche si les véhicules des Collaborateurs ne sont pas tributaires d’un contrat de location et de ses contraintes, il est tout aussi important d’effectuer ce suivi kilométrique. Le Gestionnaire de Parc définit, au préalable, des règles de renouvellement des véhicules professionnels de sa flotte, en mois ou en kilomètres, afin de limiter la décote du véhicule.

Pour ajuster au plus juste la consommation de carburant du parc

Afin d’optimiser sa gestion de flotte de véhicules, le Gestionnaire de Parc gère et suit quotidiennement certains postes de dépenses en particulier celui du carburant. La consommation de carburant est étroitement liée aux kilomètres puisqu’en réalisant un ratio de ces deux paramètres (consommation de carburant en litre / 100 km), le Gestionnaire réalisera un pilotage précis de son parc au kilomètre.

Pour optimiser la fiscalité de la flotte auto

Enfin, les kilomètres parcourus par les Collaborateurs ont un impact sur la fiscalité du parc. En effectuant un suivi auprès des Conducteurs, le Gestionnaire de Parc pourra prendre des décisions managériales dans le but d’abaisser le coût moyen de détention du parc et donc la fiscalité. Pour cela, il sera amené à modifier les secteurs géographiques, à réattribuer au Collaborateur un véhicule adapté à son activité professionnelle, à négocier à nouveau le contrat de location ou à anticiper le renouvellement du véhicule.

Retrouvez ci-dessous nos conseils pour contrer la dérive kilométrique des véhicules de société.

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Comment éviter la dérive kilométrique de la flotte automobile ?

Pour gérer au mieux la dérive kilométrique, le Gestionnaire de Parc peut compter sur l’aide des Collaborateurs de la société ainsi que sur les outils informatiques à sa disposition dans le but de réaliser des actions opérationnelles comme les points kilométriques, la création d’alertes personnalisées, l’utilisation de dispositifs connectés ou encore l’usage des indemnités kilométriques (IK).

Par le biais d’une communication dynamique

En premier lieu, le Gestionnaire de Parc a la possibilité d’installer un dialogue avec les Collaborateurs bénéficiant à titre professionnel d’une voiture de fonction. Cette communication permettra, par exemple, de faire un point kilométrique mensuel ou bimensuel tout en recueillant les préoccupations des Collaborateurs.

Grâce aux alertes personnalisées

À la suite ou en complément de cette remontée d’informations, le Gestionnaire de Parc pourra paramétrer plusieurs alertes au sein du logiciel de gestion de flotte utilisé. En effet, ces outils informatiques de gestion de parc intègrent de nombreuses fonctionnalités comme l’envoi d’alertes personnalisées par e-mail (échéances contrat, consommation de carburant, entretiens, sur ou sous-roulage, etc.). Dans un précédent article, nous avons présenté les logiciels de gestion de flotte les plus appréciés des Gestionnaires de Parc tout en évoquant leurs fonctionnalités. Nous vous invitons à consulter ce comparatif en cliquant ici.

Le véhicule s’approchant du kilométrage limite fixé par le Gestionnaire de Parc, ce dernier recevra une alerte par voie électronique afin d’agir rapidement sur ce point. Le Gestionnaire de Parc pourra, par exemple, organiser le renouvellement du véhicule du Collaborateur en question ou bien lui en attribuer un nouveau en compensant avec un véhicule de société ayant peu roulé sur l’année.

Au moyen d’outils connectés ou de cartes carburant

De nombreux dispositifs ou applications sont en mesure de relever automatiquement les kilomètres parcourus quotidiennement. De nombreux éditeurs de logiciels de gestion de flotte proposent bien souvent cette fonctionnalité, de base ou en option, au travers d’une application dédiée sur smartphone. Autrement, des outils de géolocalisation et autres boîtiers embarqués se connectant sur la prise OBD du véhicule réalisent également cette tâche. En utilisant l’un de ces dispositifs, le bénéfice sera double aussi bien pour le Collaborateur que pour le Gestionnaire de Parc puisque :

• En programmant ses déplacements, le Collaborateur réalisera moins de kilomètres superflus tout en étant plus performant dans son travail,
• En effectuant moins de kilomètres et en adoptant un comportement routier exemplaire, le Collaborateur réduira le budget consacré au carburant ayant une répercussion directe sur l’indice de TCO, notion très importante pour le Gestionnaire de Flotte.

À côté de ces outils, la carte carburant offre également le même service et ce à moindre coût. Plus précisément, les Collaborateurs sont dans l’obligation d’indiquer le kilométrage du véhicule à chaque plein ou complément de carburant dans le réseau du pétrolier choisi par l’entreprise. En pilotant les cartes carburant, le Gestionnaire de Parc disposera d’informations sur les kilomètres effectués par les Collaborateurs depuis le dernier arrêt à la station-service pour ensuite actualiser les données présentes dans le logiciel de gestion de flotte.

Par la gestion des Indemnités kilométriques (IK)

Enfin, le recours au système des indemnités kilométriques (IK) est une méthode alternative permettant à tout Gestionnaire de Parc et Dirigeant de se prémunir de toute dérive kilométrique.

Idéal pour les « petits rouleurs », les indemnités kilométriques s’avèrent être plus intéressantes que la mise à disposition d’un véhicule de fonction à condition que le kilométrage annuel du Collaborateur ne dépasse pas 15 000 km. Au-delà, le véhicule sera assujetti à la TVS. Ainsi en utilisant ce procédé, le Gestionnaire aura à sa disposition les justificatifs relatifs aux dépenses en carburant, en stationnement et en péages. De cette façon, il pourra suivre l’évolution des déplacements du Collaborateur et enregistrer la progression kilométrique au fil des mois de ce dernier.

L’instauration, de manière indépendante ou simultanée, de ces mesures de suivi kilométrique permettra au Gestionnaire de Parc de gérer efficacement sa flotte de véhicules professionnels. Par ailleurs, cette traçabilité servira également à planifier les opérations d’entretien courant et de maintenance comme les révisions périodiques, le remplacement des freins ainsi que la pose de pneumatiques neufs de façon à préserver la garantie constructeur.