Comment réduire mes coûts de gestion de flotte ?

Après le prix d’achat des véhicules, les coûts de gestion représentent l’un des pôles de dépenses le plus important lié à une flotte automobile. C’est pourquoi, il est primordial de les optimiser au maximum afin de garantir la rentabilité du parc automobile d’une entreprise. S’il existe de nombreux leviers pour réduire les coûts de gestion d’un parc automobile, il est fondamental de procéder avec méthodologie pour mettre en place une stratégie de réduction des coûts de gestion efficace. Tout d’abord, il faut identifier précisément les postes de dépenses, évaluer réellement ses besoins, rationaliser ses différentes dépenses notamment auprès des différents prestataires, puis analyser régulièrement les résultats.

La réduction des coûts de gestion de Flotte est, aujourd’hui, un enjeu structurel pour beaucoup d’entreprises. Opérer une gestion optimale de votre Parc Automobile, vous demandera de nombreux efforts afin d’identifier les différentes sources d’économies possibles tout en rationalisant vos prestataires et en sensibilisant vos Collaborateurs.

Dans un souci d’efficacité et de gain de temps, il est primordial d’adopter une démarche structurée afin :

• D’identifier les différents postes de dépenses de votre Parc Auto.
• De rationnaliser vos prestataires et vos coûts de gestion
• D’impliquer et de sensibiliser vos Collaborateurs dans le processus
• De suivre constamment l’évolution des coûts.

Identifier les postes de dépenses

Afin de réduire favorablement les coûts directs et indirects de votre flotte automobile, vous devrez être capable de distinguer les différents postes de dépenses du Parc ainsi que la part qu’ils représentent dans votre TCO. Si vous le souhaitez, vous pouvez travailler sur votre TCM afin d’avoir une vue encore plus macro de vos coûts de mobilité Collaborateurs.

Ces éléments de coût, bien qu’ils soient amenés à évoluer, sont relativement similaires pour tous les Gestionnaires de Parc :

Coûts de location / Achat des véhicules – Entretien – Réparation – Assurance – Amendes

Consommation – Pneumatiques – Valeur de revente – Coût de restitution – Coûts administratif

Vous devrez, alors, recenser les coûts de chacun de vos véhicules afin de piloter de la manière la plus fine possible votre TCO. Vous pouvez, pour cela, créer des fichiers Excel regroupant toutes les données nécessaires ou utiliser un logiciel de gestion de Flotte de Véhicules

Réduire ses loyers

 Vos loyers de véhicules professionnels représentent environ 30 % des coûts de votre Parc Auto. Afin de réduire ce ratio, plusieurs actions sont envisageables. Tout d’abord, la mise en concurrence des prestataires vous permettra d’obtenir la meilleure offre possible. Mais aussi, la réalisation d’un benchmarking des modes de financement des véhicules ou la modification de la Car Policy sont des actions à mettre en place afin de réduire davantage le coût de vos loyers.

Optimiser la taille de votre Parc et solutions alternatives 

Cette démarche d’optimisation sur la taille de votre Flotte vous amènera à influer sur votre Car Policy et à réfléchir sur l’attribution des véhicules de fonction et de services de vos Collaborateurs

Par ailleurs, vous pourrez envisager des solutions tierces de mobilité, en privilégiant le covoiture ou l’autopartage. De cette manière, vous allégerez le montant des coûts liés à l’entretien, à la maintenance, à l’assurance de votre parc ainsi qu’en matière de taxes et d’impôts (TVS, bonus/malus écologique, etc.) tout en maximisant le temps d’utilisation des véhicules du parc.

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Réfléchir à l’adéquation Véhicules / Besoin

Réduire vos coûts de gestion de flotte, vous demandera aussi de réfléchir sur les besoins de chacun de vos collaborateurs, vous pourrez ainsi leur fournir le véhicule le plus adapté à leur activité. En effet, chaque critère du véhicule a son importance dans la phase de sélection du modèle final : fiabilité, puissance, consommation de carburant, émissions de CO2, poids, motorisation, lieu d’utilisation.

Réduire vos coûts de restitution

a restitution d’un véhicule à un loueur peut-être très onéreuse si ce dernier n’est pas rendu conforme. Pour éviter tout surcout lors de la restitution, vous devrez être prévoyant tout au long du contrat. Pour cela, vous pourrez envisager d’attribuer des budgets d’entretien et de lavage à tous vos Collaborateurs pour un meilleur entretien de votre Flotte. Vous pourrez aussi songer à privilégier des abonnements en parking souterrain et non plus en extérieur. En effet, le risque de rayures et d’accrochages est beaucoup moins fort en souterrain. Vous éviterez ainsi toutes les dépenses de remises en état du véhicule lors de la restitution.

De plus, pour éviter tout surcout, vous pourrez prévoir d’effectuer des diagnostics afin de réaliser les réparations nécessaires en amont de la restitution.

L’implication et la sensibilisation de vos Collaborateurs aura une importance considérable dans la diminution de vos dépenses. Pour cela, vous pourrez leur proposer des stages d’eco-conduite ou encore créer des challenges d’entreprises liés à l’entretien des véhicules d’entreprises.

Réduire ses coûts de carburant

Concernant le carburant, qui représente environ 25 % de votre TCO, il s’agira pour vous de privilégier les actions suivantes :

• Limiter le kilométrage en préparant en amont les déplacements professionnels de vos collaborateurs par exemple. Pour vous mais aussi pour vos Conducteurs, cette préparation permettra d’éviter de parcourir des kilomètres supplémentaires et de consommer davantage de carburant tout en préservant le véhicule de fonction et l’environnement.
• Choisir le bon véhicule en fonction des besoins de chacun de vos Collaborateurs.
• Mettre en place une surveillance de l’usure de vos pneumatiques afin d’éviter la surconsommation de carburant.
• Utiliser les nouvelles technologies en termes de véhicule. Le véhicule hybride peut-être un bon compromis pour certains de vos Collaborateurs. Certes l’investissement est onéreux, mais il est important de calculer les bénéfices sur le long terme.
• Déployer de nouvelles solutions de mobilité au sein de l’entreprise comme l’autopartage, le covoiture, l’utilisation des transports en commun ou la mise en place de télétravail.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre article traitant des économies de carburant

Rationaliser ses prestataires d’entretien de véhicules

Pour ce qui est des coûts d’entretien, comme nous avons pu le voir dans un précédent article (mettre lien) il est plus avantageux financièrement d’entretenir sa flotte au sein d’un réseau de centre auto, plutôt que d’un réseau constructeur. Pour réduire vos coûts en matière d’entretien il est préférable de limiter le nombre de prestataires afin d’obtenir de meilleurs avantages.

Réduire ses coûts d’assurance

Enfin concernant les coûts d’assurance, vous pouvez mettre en concurrence les assurances et faires des appels d’offres réguliers, ou encore travailler à réduire votre rapport sinistre / prime, pour cela vous devrez impliquer vos Collaborateurs dans l’entretien de leur véhicule.

Suivre et observer l’évolution des coûts de gestion

Mettre en place une série de dispositions, à l’attention des Conducteurs, ne suffit pas. Le Gestionnaire de parc doit s’assurer de la bonne application des différentes règles par le biais d’un suivi et d’une observation d’indicateurs clés de performance (KPI).

Le recours à un logiciel de gestion de flotte est capital pour mesurer l’impact de vos actions. Outre l’intégration de centaines de données relatives à votre parc automobile, cet outil de gestion vous offrira la possibilité de définir les KPI les plus importants de votre activité et de les suivre au gré du temps. Ainsi, vous observerez leur évolution et vous serez en mesure de présenter des chiffres exacts à votre Direction tout en pilotant efficacement votre flotte de véhicules d’entreprises.

L’adhésion à des solutions tierces peut également vous aider à surveiller l’ensemble des coûts de gestion relatifs à votre parc automobile :

• La carte carburant et le télépéage : vous serez en mesure de récupérer très facilement la TVA sur le carburant, le parking et sur les frais autoroutiers tout en vous passant de l’enregistrement des notes de frais grâce à une facturation unique et mensuelle,
• La géolocalisation GPS : vous maîtriserez les comportements routiers des Conducteurs de l’entreprise ainsi le temps d’utilisation des véhicules professionnels. Avec ce dispositif, vous améliorerez la sécurité de vos Collaborateurs tout en abaissant le coût d’utilisation de la flotte automobile.

En vous aidant de différents outils de suivi, vous réussirez assez facilement à mettre le doigt sur les axes d’amélioration. En parallèle, vous remarquerez les progrès effectués par les Conducteurs ainsi que dans la gestion quotidienne de votre flotte de véhicules de société.

À la lecture de cet article, il vous est tout à fait possible de réduire aisément les coûts de gestion de votre flotte automobile. Pour cela, vous devrez agir sur certains postes de dépenses par le biais d’ajustements et d’optimisations diverses dans l’optique de parfaire le TCO de votre parc de véhicules d’entreprises.