Gestion de flotte efficace : quelle prestation confier ?

Dans leur quête d’une gestion de flotte efficace, les petites et moyennes entreprises doivent réussir à arbitrer entre les missions qu’elles peuvent déléguer à leurs loueurs et celles qu’il vaut mieux garder en interne. Les contrats de location longue durée (LLD) affichent effectivement des économies faciales qu’il faut savoir identifier comme telles. Les loueurs choisissent en outre souvent des dispositifs contractuels qui améliorent la valeur résiduelle des véhicules, et qui font donc grimper les loyers.

Avant de décider des prestations complémentaires auxquelles vous souscrivez dans le cadre de votre contrat de location de parc, il va donc falloir adopter un raisonnement orienté Total Cost of Ownership (TCO). Celui-ci prend en compte vos coûts de gestion cachés, et ceux que peuvent vous épargner les contrats LLD.

Quelles sont les problématiques principales des TPE et PME dans leur gestion de flotte automobile ?

Les Très Petites Entreprises (TPE) et Petites et Moyennes Entreprises (PME) rencontrent des défis spécifiques dans leur gestion de flotte automobile. Elles ne disposent notamment pas toujours d’un gestionnaire de parc auto. Même quand c’est le cas, le fleet management se noie souvent parmi les autres thématiques du portefeuille de projets en cours.

En manque de temps et de personnel dédié, les PME et TPE ont généralement besoin de support pour atteindre une performance opérationnelle et financière dans ce domaine. Une gestion de flotte efficace passe, pour elles, par un arbitrage raisonné des missions à garder en interne ou à sous-traiter à un fournisseur. Les tâches sur lesquelles il faut trancher sont nombreuses :

financement de la flotte, aussi bien dans le cadre de la location que de la revente ;
entretien des véhicules : maintenance, réparation, nettoyage, pneumatiques ;
carburant et cartes essence ;
péages autoroutiers et suivi des trajets ;
assurance auto, garanties groupées ou garantie perte financière ;
assistance et dépannages ;
sinistralité, notamment en ce qui concerne les bris de glace (BDG) ;
véhicules de remplacement ;
taxes, qu’il s’agisse de la taxe sur les véhicules de sociétés (TVS) ou des Amortissements non déductibles (AND) ;
procès-verbaux.

La solution la plus simple à mettre en place se résume à confier l’essentiel de ces missions à un loueur longue durée (LLD). Celui-ci prend dans ce cas la charge du quotidien du véhicule. Cette solution, la plus onéreuse, permet en outre de profiter d’une coordination efficace des intervenants et d’un système de facturation centralisée.

Beaucoup de TPE et de PME préfèrent pourtant opter pour une gestion de flotte plus économique, qui consiste à ne laisser au loueur que le financement de la voiture de société, voire sa maintenance. Reste dans ce cas à prendre la responsabilité de la gestion de l’ensemble des autres événements et des factures qui les accompagnent.

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Avantages et inconvénients de l’externalisation de son fleet management

Externaliser les missions liées à sa flotte de véhicules comporte toujours des avantages et des inconvénients. Ceux-ci doivent être pris en compte dans la recherche de l’équilibre parfait entre gestion interne et externe du parc auto.

Faut-il externaliser sa fleet gestion ?

Côté financement des flottes auto version TPE et PME, la tendance va souvent à recourir à un mono-loueur pour s’assurer une gestion de flotte efficace. Dans ce modèle d’externalisation, le loueur profite d’une externalisation totale du fleet management. L’entreprise n’interagit qu’avec un seul interlocuteur, qui centralise tous les documents nécessaires.

Cette solution comporte en réalité plusieurs inconvénients. L’entreprise manque d’éléments de comparaison pour garantir la pertinence des tarifs pratiqués. Elle n’a donc pas non plus la maîtrise d’éventuelles dérives des loyers dans le temps.

Ces mono-loueurs ne fournissent effectivement pas toujours de matrices de loyers ou de grilles de fluidité en cas de dépassement de la limite kilométrique. Difficile, donc, d’anticiper les dérives.

Pour éviter une hausse des coûts liés à la gestion de flotte, la piste la plus stratégique consiste alors à recourir à deux loueurs longue durée, dès que le parc auto comprend une vingtaine de véhicules. Cette stratégie permet d’entretenir une certaine émulation des loyers. Elle réclame cependant de gérer deux campagnes d’avenants, ainsi que deux systèmes de facturation.

Outsourcer l’entretien de sa flotte de véhicules

La plupart des contrats LLD recommandent d’y inclure la maintenance. Cette démarche permet de déléguer le suivi au loueur, notamment en ce qui concerne les préconisations constructeurs. En revanche, l’entreprise doit dans ce cas recourir au réseau de constructeurs du loueur, ainsi qu’à son garage.

Les plateformes techniques des loueurs ont également les capacités de traiter les réparations mécaniques de vos véhicules. Votre flotte auto profite ainsi d’un suivi centralisé des interventions, dont le coût se voit intégré à votre facture mensuelle. Ce fonctionnement vous expose toutefois à des délais de latence importants entre chaque intervention. Il peut en outre arriver qu’il occasionne des frais de gestion élevés.

Côté nettoyage, la plupart des loueurs ne le prévoient pas. Pensez à passer par vos cartes carburant ou par des réseaux spécialisés tels qu’Eléphant bleu, Lavéo ou Meetwashing.

Faut-il se charger de la gestion de ses trains de pneus ?

En ce qui concerne les pneus, la plupart des contrats de location longue durée prévoient un forfait dédié. Ce système relève effectivement des lois de roulage, c’est-à-dire du ratio mois/km prévu contractuellement. La plupart des loueurs promettent ainsi de changer le train de pneus tous les 30 000 à 40 000 kilomètres en moyenne.

Ce système a l’avantage de lisser les dépenses sur la durée du contrat, tout en vous faisant profiter des gammes de pneus de plusieurs réseaux référencés par le loueur. Ces forfaits pneus affichent malgré tout des tarifs plus élevés que ceux pratiqués en direct. Ils laissent en outre peu de marge de manœuvre dans le choix des pneus été / hiver.

Laisser l’assurance, l’assistance et la sinistralité à son loueur ?

Une gestion de flotte efficace implique d’évaluer le rapport couverture/prime le plus rentable entre loueur et assureur, en fonction de votre activité et de la taille de votre flotte auto. Un parc automobile important a tout intérêt à ne pas souscrire à l’assurance proposée par son loueur. Côté assistance, en revanche, les petites et moyennes flottes ont peu d’avantages à la gérer en direct.

Vous devez aussi prendre en compte les pertes financières à anticiper en cas d’épave, en comparant la valeur comptable du véhicule selon le loueur et sa valeur “à dire d’expert” après accident. Cette démarche peut permettre de faire évoluer la valeur résiduelle (VR) du véhicule, c’est-à-dire son prix de revient à la fin du contrat LLD.

La sinistralité relève par ailleurs d’une des tâches les plus chronophages des gestionnaires de parc de véhicules. Ceux-ci doivent effectivement organiser la coordination des différents intervenants. Le conducteur lui-même peut pâtir de ces délais, vu que son véhicule se voit immobilisé.

En ce qui concerne les véhicules de remplacement alloués en cas de sinistres, l’avantage de passer par le loueur consiste d’ailleurs à gagner du temps. Cette solution implique cependant de payer une provision mensuelle pour un accident qui reste tout à fait hypothétique.

Laissez la gestion de la sinistralité de la flotte au LLD permet de déléguer cette mission tout en l’intégrant à la facture mensuelle. Attention, toutefois, les loueurs laissent rarement le choix du garage qui effectue les réparations, d’où des coûts difficilement maîtrisables.

Côté bris de glace, enfin, nous vous conseillons de vous tourner vers un prestataire spécialisé. Vous pouvez ainsi négocier un cadre tarifaire plus intéressant qu’en vous limitant à ceux de votre loueur ou de votre assureur.

À qui déléguer la gestion des PV et des frais dus au carburant et aux péages ?

Si vous décidez de laisser votre loueur gérer les frais de carburant et de péage de votre flotte de voitures, vous vous délestez de nombreuses tâches chronophages. Problèmes d’oppositions, de duplicata, de tickets magnétiques et de badges de télépéage : tout cela peut simplement se voir reporté dans votre facturation mensuelle.

Cette façon de procéder vous expose néanmoins à l’empilement des frais dus aux cartes essences / badges de péage et à ceux de location. Elle ne vous laisse pas non plus le choix des opérateurs et demande de s’adapter à un décalage des facturations.

Côté gestion des PV, certains loueurs se chargent de communiquer à l’Agence nationale de traitement automatisé des infractions (ANTAI) les coordonnées des entreprises clientes concernées. Il existe pourtant des logiciels de gestion de flotte automobile directement reliés à l’ANTAI, qui permettent de traiter les PV de façon automatisée. Le gestionnaire reste dans ce cas le seul responsable de la validation des désignations de conducteurs.

En résumé, quelles prestations externaliser dans le cadre des contrats LLD ?

En tant qu’experts des problématiques liés aux parcs automobiles, nous conseillons aux TPE et PME d’opter pour la répartition suivante des missions pour une gestion de flotte efficace.

1 / Les prestations à détacher des contrats LLD comprennent :

la gestion du carburant et des péages. La garder en interne permet de faire des économies sur les frais de gestion. C’est aussi le seul moyen de ne pas souffrir d’une facturation décalée et de garder le choix de ses opérateurs.
les pneus. Ici encore le gestionnaire conserve ainsi le choix des réseaux qui l’intéressent : réseaux spécialisés, constructeurs ou indépendants. Il sélectionne également la marque de pneus qu’il préfère, et donc aussi les tarifs qu’il accepte de payer pour sa flotte de véhicules. Notez, par ailleurs, que le recours à un réseau spécialisé vous fait bénéficier d’une facturation centralisée mensuelle, pour un traitement moins chronophage que les factures à l’opération.
la gestion des sinistres. Internalisée, elle permet d’optimiser les délais d’immobilisation. C’est aussi le meilleur moyen de faire des économies sur les frais de location en valeur résiduelle, et de garder le choix de votre partenaire garagiste.

Conservez ces tâches à votre charge devrait vous permettre de réaliser d’importantes économies, à réinvestir, par exemple, dans un outil informatique de pilotage de votre parc automobile.

2 / Les missions qu’il vaut mieux inclure à votre contrats LLD relèvent :

des “véhicules relais” ou véhicules de remplacement. Facilitez-vous la vie avec la gestion pour compte, qui accélère le traitement de l’événement pour le collaborateur du véhicule sinistré ;
de l’assurance. Laissée chez le loueur au début de votre partenariat, elle vous donne le temps d’obtenir des statistiques exploitables pour revoir par la suite, s’il le faut, les différentes clauses du contrat. En cas de perte financière du côté de votre loueur, elle vous garantit en outre de maintenir des loyers raisonnables.

Gardez aussi en tête que vous pouvez toujours recourir à un fleeter, c’est-à-dire à un gestionnaire de flotte externe, pour les tâches les plus chronophages. Cet expert-conseil vous aide à analyser l’organisation de votre parc de véhicules, pour identifier les modes de gestion de flotte les plus efficaces.

Pour d’autres conseils à destination des petites et moyennes entreprises, consultez notre page dédiée à nos solutions TPE-PME.