Gestionnaire de flotte : comment réaliser une note de frais ?

Véhicules de société, voitures de fonction ou mobilité douce, tous ces transports demandent souvent une bonne organisation. Afin de calculer tous leurs frais, le gestionnaire de la flotte automobile a besoin d’une vision claire des factures.

Afin de faciliter la gestion, nous vous partageons un guide de toutes les étapes clés à suivre pour effectuer des notes de frais concises pour les employés et la comptabilité de l’entreprise. Une bonne organisation permet de gagner du temps afin de réaliser les remboursements professionnels rapidement.

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Par définition, une note de frais est un document rempli par un salarié afin de se faire rembourser les frais engagés lors d’un déplacement pour le travail. Ses dépenses sont obligatoirement liées à son activité professionnelle et peuvent être de plusieurs natures.

Les frais kilométriques pour l’usage d’une voiture personnelle et le remplissage du carburant d’une voiture de société sont des dépenses souvent établies par les collaborateurs. Cependant, d’autres frais peuvent s’ajouter dans la note comme les repas lors d’un déplacement, l’hébergement s’il ne peut pas rejoindre son domicile le soir, le restaurant avec un client ou le stationnement d’une voiture lors d’un rendez-vous professionnel.

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La note de frais pour la gestion de flotte automobile

Les notes de frais professionnels établis pour une flotte automobile sont un peu différentes, car elles comprennent seulement les dépenses engagées par le salarié pour l’utilisation d’un véhicule de société, d’une voiture de fonction ou parfois d’une mobilité douce.

C’est-à-dire que sur cette facture apparaît seulement les frais liés :

au carburant du véhicule ;
au péage lors d’un déplacement pour le travail ;
au parking pour un rendez-vous client ;
au nettoyage ou à l’entretien.

Les dépenses supplémentaires comme le montant kilométrique d’une voiture personnelle sont gérés directement par la partie comptabilité de l’employeur. Le collaborateur doit donc envoyer son justificatif au service concerné pour percevoir ses indemnités.

Comment remplir ses notes de frais ?

En tant que professionnel, il est parfois compliqué de réaliser une note de frais complète. Pour éviter les allers-retours entre le service comptable et l’employé, entraînant bien souvent une perte de temps, chaque document doit impérativement comprendre au moins la date du déplacement, le nom du salarié, le motif de la dépense et son montant. Une facture de paiement est aussi recommandée afin de justifier la somme engagée.

Déterminer les dépenses remboursables grâce à la note de frais

Chaque employé peut avoir des dépenses différentes en fonction de son activité professionnelle. Les frais de voiture de société, de carburant, d’entretien, de péage et de parking sont toujours remboursés. Un cadre précis de remboursement est donc fortement conseillé pour gérer toutes les factures.

Le salarié peut aussi demander une indemnisation de repas ou de logement en fonction du barème établi par l’Etat. Il est préférable de demander au collaborateur d’effectuer plusieurs notes de frais, car l’ensemble des dépenses liées aux voitures d’entreprise sont administrées par le gestionnaire de flotte automobile tandis que les autres frais sont directement liés à la comptabilité de l’entreprise.

Créer une charte de flotte automobile

Afin d’avoir une charte concise dans l’entreprise, le gestionnaire de la flotte automobile doit réaliser une liste de règles claires regroupant les informations liées aux remboursements professionnels, mais aussi à l’utilisation des voitures. Cette charte peut être ajoutée à la politique de l’entreprise pour que les employés y accèdent facilement.

Le gestionnaire des véhicules de société et de fonction peut aussi proposer aux salariés une formation afin de s’assurer de la bonne compréhension des règles à suivre pour une utilisation professionnelle optimale ainsi que les complexités de la note telles que la TVA et les justificatifs. Cela permet aussi de rassurer les collaborateurs dans leurs démarches.

Réaliser un modèle de notes de frais pour les salariés

Les notes de frais peuvent être fastidieuses à remplir. Il est donc préférable de réaliser un modèle au préalable avec des cases, que les collaborateurs pourront remplir et cocher.

Les informations suivantes doivent être présentes dans chaque note de frais :

le nom et prénom du salarié ;
son service et/ou son numéro employé ;
la date et le lieu du déplacement ;
le motif du déplacement professionnel ;
le type de frais (hébergement, transport, repas, etc.) ;
le montant réel payé ;
le taux de TVA appliqué.

Il est aussi fortement recommandé, afin d’éviter les abus, de demander des justificatifs de paiement. Ils peuvent être joints dans le logiciel de gestion, par mail ou en format papier adjoint au document complété des frais.

Utiliser un outil de gestion pour la comptabilité

Bien qu’un document Excel accessible à tous les collaborateurs paraisse idéal, un outil de gestion pour la comptabilité et la facturation est fortement recommandé. Ce logiciel permet de regrouper la nature de chaque dépense et son avancement. Les factures sont ainsi réunies au même endroit et permettent de simplifier le bilan comptable de l’année.

Les dépenses professionnelles avancées par les collaborateurs doivent être gérées rapidement afin qu’ils bénéficient d’indemnités complètes. Généralement, l’employeur effectue le remboursement des frais à la fin de chaque mois. Il est donc primordial que le service comptable ait en sa possession tous les justificatifs nécessaires pour les gérer à temps.

Le gestionnaire de flotte est donc un acteur majeur dans l’administration des frais liés aux voitures de fonction et de société. Pour les autres frais comme le remboursement kilométrique, il doit impérativement travailler en collaboration avec le service comptabilité de l’entreprise.

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