La check list d’une consultation fournisseurs en LLD dans le secteur privé

Séduisant un nombre grandissant de Gestionnaires de Parc, la Location Longue Durée (LLD) apparaît comme une solution pertinente pour constituer ou renouveler ses véhicules de flotte. En effet, elle permet de concilier souplesse de gestion et mobilité des Collaborateurs. Cependant, face à l’abondance d’offres en LLD, il paraît judicieux de solliciter l’aide d’un consultant fournisseurs pour saisir la bonne opportunité. Ainsi, comment s’articule cette entrevue ? Sur quels éléments s’appuie le consultant pour vous épauler dans cette prise de décision ?

Cet article a pour vocation de vous énumérer les points principaux abordés au cours d’une consultation fournisseurs en LLD.

Démarches préalables

En amont de la consultation, vous êtes tenu de rédiger un cahier des charges intégrant les éléments suivants :

• Les spécificités de votre recherche,
• Les attentes et besoins que vous avez de façon à mener à bien votre gestion de flotte,
• Les exigences de votre Direction et plus généralement de l’entreprise (financières, environnementales, etc.),
• Les principaux souhaits de vos Conducteurs (finition, équipements, motorisations, etc.),
• Etc.

En parallèle, une sélection de plusieurs sociétés de location est également nécessaire dans l’optique de formuler, par la suite, un appel d’offres. Afin de profiter d’une certaine diversité de l’offre, nous vous conseillons de retenir entre 4 et 6 loueurs. Cette démarche vous permettra ainsi d’obtenir le meilleur prix et de bénéficier des meilleures prestations dans le cadre de votre futur contrat de Location Longue Durée (LLD).

Gamme de véhicules proposés

Le consultant fournisseurs en LLD s’attèlera, premièrement, à construire conjointement avec le client un catalogue de référence. Ce dernier servira à la consultation des loueurs selon les critères suivants :

• Types de véhicule : véhicule de tourisme, véhicule utilitaire, véhicule de service (2 places assises uniquement),
• Types de carrosserie : berline, break, monospace, coupé ou cabriolet,
• Marques et modèles : entrée de gamme, milieu de gamme ou segment premium,
• Motorisations : énergie, puissance nominale, puissance fiscale, émissions de CO2,
• Finitions : équipements de série, équipements en option,
• Types de peinture : opaque, métallisée ou nacrée,
• Etc.

Par ailleurs, certains loueurs sont parfaitement en mesure de proposer d’autres types de véhicules motorisés tels que des véhicules et engins de chantier. Nous pourrions, par exemple, vous citer :

• Les camions-bennes,
• Les tractopelles,
• Les bulldozers,
• Des accessoires spécifiques (tour d’éclairage, godet, etc.),
• Etc.

Services annexes

Par la suite, le consultant externe s’intéressera aux services pouvant être associés à votre offre de Location Longue Durée (LLD). Il est vrai que de plus en plus de sociétés de location se diversifient en proposant des services annexes et adaptés à vos besoins. Vous seriez donc amené à retrouver les services suivants, à l’intérieur des différentes offres :

• L’entretien et la maintenance des véhicules loués : toutes les opérations mécaniques (révisions, plaquettes et disques de frein, embrayage, distribution, etc.) sont intégralement prises en charge par votre loueur. Il vous redirigera alors vers un professionnel de l’automobile partenaire,
• Les pneumatiques : le loueur calcule dans ce forfait le quota nécessaire à un contrat selon la loi de roulage souscrite, avec possibilité de prévoir des pneus hiver et le gardiennage saisonnier,
• L’assurance : le loueur peut également inclure à votre contrat la couverture des véhicules loués,
• L’assistance : en cas de panne, vos Conducteurs bénéficieront d’une assistance complète (dépanneur, prêt d’un véhicule, rapatriement, etc.),
• La gestion du carburant : le loueur a également la possibilité de vous proposer une solution de gestion carburant complète par le biais de cartes carburant. Vous profiterez ainsi d’une facture mensuelle unique puisque les consommations des cartes carburant vous seront facturées en même temps que les loyers,
• Les badges de télépeage autoroutiers : grâce à ce service, vous simplifierez les déplacements de vos Conducteurs qui empruntent régulièrement les réseaux autoroutiers ou qui stationnent en ville (stationnement sur voirie, parking, etc.),
• Le véhicule relais : si vous n’avez pas de contrat avec un loueur courte durée, le loueur longue durée peut vous proposer une prestation de véhicule relais pour assurer la mobilité de vos Conducteurs lorsque leur véhicule est immobilisé (panne, sinistre, etc.),
• La gestion des sinistres : le loueur peut vous proposer de coordonner les actions entre (les différents intervenants en cas de sinistre (Conducteur, courtier, expert, garage, etc.) pour limiter l’immobilisation d’un véhicule accidenté,
• Etc.

En mettant à profit son expérience, le consultant attirera votre attention sur les conditions de souscription à ces services complémentaires. Il s’avère que, dans certains cas, ces derniers soient peu adaptés au mode de fonctionnement de votre parc automobile.

Également, ce professionnel externe vous informera sur la modularité des offres en LLD. Parce qu’une flotte de véhicules professionnels est en constante évolution, votre contrat de location se doit d’être flexible notamment dans les situations suivantes :

• Recrutement de nouveaux Collaborateurs : besoin de véhicules professionnels imminents,
• Évolution de l’activité (changement de périmètre géographique, nouveau client, etc.) : adaptation de certains contrats à la route,
• Diversification des énergies : renouvellement d’un véhicule de fonction thermique par un modèle à faible émission (hybride ou tout électrique),
• Etc.

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Solutions de financement

Après avoir étudié les offres et services des différents loueurs, le consultant vous renseignera sur les particularités de cette solution de financement de votre parc automobile.

La Location Longue Durée (LLD) doit son succès auprès des Gestionnaires de parc grâce aux spécificités suivantes :

• Maîtrise du poste de dépenses : connaissance exacte du coût d’exploitation via le système de facturation mensuel,
• Optimisation facilitée du coût global de détention (TCO) : sélection de véhicules appropriés à l’activité des Conducteurs, liberté de souscription à différents services annexes, négociation possible, déduction de charges sociales et fiscales,
• Préservation de la capacité financière de l’entreprise : absence d’investissements lourds et conséquents, trésorerie non impactée,
• Simplification de la gestion de parc : centralisation des dépenses, externalisation de plusieurs processus (maintenance, pneumatiques, revente, etc.),
• Souplesse d’ajustement du contrat de location,
• Etc.

De plus, vous serez avisé par ce même consultant sur les divers frais annexes formulés dans l’offre de Location Longue Durée (LLD). Effectivement, les loueurs intègrent au contrat une grille tarifaire concernant les situations suivantes :

• Remise en état du véhicule : des frais supplémentaires vous seront appliqués si le loueur estime que, lors de l’état des lieux, des travaux mécaniques et cosmétiques sont à prévoir (opérations de maintenance à effectuer, réparation ou remplacement puis mise en peinture d’éléments de carrosserie, etc.). Toutefois, vous avez la possibilité d’anticiper ces réparations et d’économiser en commandant une pré-expertise auprès d’un expert agréé,
• Dépassement kilométrique : le loueur vous demandera de régler un surplus pour chaque kilomètre dépassé. Le coût par kilomètre excédentaire est précisé dans le contrat, au moment de la signature. Toutefois, il est possible de revoir le forfait kilométrique à condition que le loueur accepte votre demande. Cela donnera ainsi lieu à une modification de votre contrat par l’intermédiaire d’un avenant,
• Etc.

Conseils et recommandations

Enfin, tout en s’intéressant au profil de vos Conducteurs, le choix du consultant externe s’arrêtera sur des véhicules de société correspondant au plus près à vos critères de sélection. À titre d’exemple, nous pourrions vous citer les éléments suivants :

• Loyer mensuel maximal,
• Marques et modèles de véhicules désirés,
• Types d’énergie souhaités,
• Puissance moteur maximale,
• Émissions de CO2 à ne pas dépasser,
• Équipements de sécurité et d’aide à la conduite convoités,
• Etc.

Également, la mission d’un consultant fournisseurs en LDD est de vous accompagner jusqu’à la signature du contrat. En premier lieu, il participera à la négociation du contrat en lui-même (CGL et avenant spécifique). Il vous aidera également à aborder diverses démarches administratives relatives à la Location Longue Durée (LLD) comme le processus budgétaire, mais également la fiscalité.

Tout comme le loueur, le consultant externe sera de bon conseil en matière d’optimisation de votre gestion de flotte. Par exemple, il vous apportera son expertise pour agir efficacement sur certains postes de dépenses en vue de réduire l’indice de TCO de votre parc automobile. Son soutien sera aussi appréciable en matière de fiscalité comme :

• L’optimisation de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS),
• La récupération de la TVA sur le carburant et sur les véhicules de service,
• La prise en compte de la nouvelle norme comptable IFRS 16, qui succède à la norme IAS 17,
• L’exonération de diverses charges sociales et patronales,
• Etc.

Dans la plupart des cas, et selon la taille de votre flotte, il vous suggérera de souscrire un contrat en LLD auprès de deux loueurs dans l’optique de maintenir, sur la durée, une compétitivité des loyers.

Finalement, avoir recours à l’expertise d’un consultant fournisseurs en LLD vous permettra de sélectionner objectivement un loueur qui est à la fois disponible, à l’écoute et fort de conseils durant toute la durée du contrat. Au-delà de son métier premier, le loueur sera un véritable support dans le pilotage de votre flotte de véhicules d’entreprises. D’autre part, le contrat de location devra être nécessairement réalisé sur-mesure de façon à répondre pleinement à vos besoins ainsi qu’aux exigences des Décideurs de l’entreprise, notamment si vous avez fait le choix d’internaliser partiellement votre gestion de parc.