La bonne gestion d’un parc constitue un levier économique important pour une entreprise qui souhaite optimiser ses coûts. Pour ce faire, il est possible d’externaliser sa gestion ou de désigner un gestionnaire de flotte automobile, en interne. Son rôle principal est de superviser et de coordonner toutes les activités liées au transport, en vue de garantir la bonne fonctionnalité de votre parc. Cependant, au regard des responsabilités qu’implique ce poste, il est important de comprendre en quoi consiste ce métier et quelles sont les qualités requises, avant de nommer une personne comme gestionnaire de flotte auto.
Gestionnaire de flotte automobile : un métier très polyvalent
Parce qu’il dispose d’une vue d’ensemble du parc, le gestionnaire prend les décisions permettant à l’entreprise d’avoir une flotte automobile disponible et fonctionnelle à un coût optimisé. Pour cela, il peut s’appuyer sur la Car Policy de l’entreprise, c’est-à-dire, la politique automobile, le cahier des charges pour la gestion de votre flotte, ainsi que des outils technologiques.
Les principales missions d’un gestionnaire de parc auto
Les missions du gestionnaire de flotte sont variées. Il intervient à de nombreux niveaux du service de transport pour atteindre son objectif principal : permettre à l’entreprise de maximiser sa productivité tout en limitant ses coûts et d’assurer la sécurité des conducteurs. De ce fait, il a un contrôle total sur le parc qu’il doit connaître dans les moindres détails.
Les missions se répartissent en 4 axes fondamentaux : les tâches administratives, l’organisation des opérations, le maintien en état des véhicules et la maîtrise des coûts.
La gestion administrative de la flotte automobile
- Le gestionnaire doit s’occuper des contrats de maintenance, de location, d’achat ou de revente des véhicules. Par conséquent, il entretient un lien avec les prestataires externes de l’entreprise comme les concessionnaires, les assureurs ou encore les entreprises de location de véhicules.
- Il s’occupe également des papiers des véhicules comme par exemple, les cartes grises.
Organiser l’activité de transport
- Il organise l’attribution des véhicules aux conducteurs.
- Il suit les déplacements de sa flotte afin de garantir sa disponibilité.
- Il supervise le bon déroulement des activités de transport. Il définit notamment les itinéraires, la durée des trajets et les lieux de livraison.
- Il s’assure du bon comportement des conducteurs dont il est responsable. En cas d’infraction de leur part, il doit s’occuper des pénalités (amendes).
Le maintien d’une flotte de véhicules en bon état
- Il veille au bon fonctionnement des véhicules et prévient les risques de pannes ou d’accidents. A ce titre, il gère les stocks de pièces de rechange ou le carburant.
- Il forme également les conducteurs sur l’entretien de leur véhicule et les invite à lui signaler tout dysfonctionnement.
- Il organise le planning des opérations d’entretien des véhicules comme la programmation des contrôles techniques et des contre-visites si nécessaire.
Maîtrise le budget alloué à son service
- Il analyse les dépenses liées au transport et les retombées de ses décisions afin de préserver un TCO (Total Cost of Ownership) le plus bas possible.
Les outils technologiques comme aide à la prise de décisions
Pour mener à bien ses missions et lui permettre d’avoir un contrôle sur l’ensemble du parc automobile, le gestionnaire de flotte doit s’appuyer sur des outils tels que des logiciels de gestion de flotte automobile spécialisés dans la logistique ou des technologies comme la géolocalisation.
Leur utilisation lui permet d’obtenir des informations précises et souvent chiffrées qui lui donneront la possibilité de prendre des décisions telles que la planification de la maintenance des véhicules ou encore le renouvellement du parc, en tenant compte du budget imposé par la direction générale.
Quelles sont les qualités à avoir pour être un responsable de flotte automobile ?
Les missions des gestionnaires de flotte automobile nécessitent la mobilisation de nombreuses compétences dans plusieurs domaines tels que l’administratif, la fiscalité, la gestion des coûts, la mécanique, ou encore en RH. Leur diversité exige nécessairement de faire preuve de rigueur, de réactivité et d’adaptabilité. En effet, le responsable de la logistique du parc doit pouvoir facilement s’adapter aux fluctuations de l’activité.
La personne chargée de gérer la flotte devra aussi avoir des facilités en négociation commerciale, car elle interviendra auprès des fournisseurs, en communication et en gestion des ressources humaines pour mobiliser les membres de son équipe suivant les besoins. Ce poste est généralement attribué à une personne ayant plusieurs années d’expérience au sein de l’entreprise et le salaire dépend notamment de la taille du parc à gérer.
En conclusion, le métier de gestionnaire de parc automobile dans les entreprises est un poste intéressant pour toutes les personnes qui aiment le challenge, la diversité et les responsabilités. Véritable facilitateur au quotidien, ce professionnel permet aux entreprises disposant d’un parc, d’en assurer la gestion avec succès. Pour en découvrir plus sur la gestion d’un parc, n’hésitez pas à consulter le guide complet de la flotte automobile.
