Lorsqu’on souhaite réaliser un audit de sa flotte automobile pour optimiser sa rentabilité, il est primordial de réaliser un cahier des charges. Ce document permet de synthétiser les conclusions de l’audit tout en mettant en avant les objectifs à tenir à court, moyen et long terme. Il est idéal pour avoir en tête la ligne de conduite à suivre jusqu’au prochain audit, tout en permettant de briefer ses collaborateurs si besoin. Réaliser un audit est également l’occasion de mettre en place des nouvelles pratiques donc il peut être intéressant de consulter les utilisateurs des véhicules pour avoir leurs avis ainsi qu’éventuellement des prestataires, si l’on souhaite déléguer la gestion de la flotte automobile de son entreprise.
La rédaction d’un cahier des charges pour votre flotte automobile, est, comme nous avons pu le voir dans notre article sur les 5 bonnes pratiques pour mener un appel d’offre, la 3e étape de votre réflexion à ne pas négliger.
En effet, ce document sera la pierre angulaire de votre consultation, il définira clairement vos attentes, tout en conditionnant de manière importante les réponses apportées par vos futurs Partenaires de gestion de parc automobile.
La rédaction de ce document peut s’avérer complexe dans sa mise en œuvre, il s’agira pour vous de fournir le maximum d’informations aux répondants, tout en essayant de prendre de la hauteur sur votre gestion de flotte automobile et sur vos objectifs à moyens terme.
Afin d’être le plus pertinent possible vous devrez vous poser les questions suivantes :
- Pour qui je rédige ce document ?
- De quelles informations a-t-il besoin ?
- Quelle latitude je souhaite donner aux répondants ?
Pour qui je rédige ce cahier des charges ?
N’oubliez jamais que vous rédigez ce cahier des charges de Gestion de Flotte pour les autres et non pour vous. A ce titre, vous devrez veiller à utiliser un vocabulaire compréhensible par tous : Prestataire, Gestionnaire, Acheteurs, Dirigeants, etc…
Vous essaierez ainsi de ne pas utiliser d’acronymes, ou de termes propres à votre activité, peut compréhensibles pour les non-initiés.
Quels sont les besoins en information ?
Le volume d’information à fournir dépendra de la qualité des réponses attendues ainsi que de vos enjeux. En effet, selon les enjeux et les moyens à mettre en œuvre pour les relever vous devrez certainement accentuer votre explication sur votre organisation, votre structure, ou autre.
Par exemple, si vous souhaitez une réponse couvrant l’ensemble de vos besoins et problématiques structurelles, opérationnelles et utilisateurs, vous veillerez à produire un cahier des charges le plus détaillé possible sur l’ensemble des aspects qui pourront être impactés : votre structure, vos collaborateurs, votre organisation interne, etc…
Dans l’idéal, nous vous conseillons de suivre le plan ci-dessous afin de fournir la vue la plus exhaustive possible à vos Partenaires :
- Présentation de votre structure
- Présentation de votre parc de véhicules
- Vos Objectifs au travers de cette consultation
- Les règles de l’appel d’offre, les délais impartis ainsi que les prestataires consultés
- Vos Enjeux clés auxquels vos Prestataires ne pourront déroger
- Vos Enjeux secondaires
- Une grille tarifaire
Quelle latitude je souhaite donner aux répondants ?
Si nous raisonnons de manière basique, plus vous cadrez les formulaires de réponses, plus elles seront simples à traiter pour vous par la suite, par contre, moins vous donnerez de latitude aux répondants pour vous proposer des solutions innovantes ou des alternatives.
A ce titre nous vous conseillons de cadrer vos outils de réponses tout en laissant aux répondants la possibilité de laisser des commentaires ou d’exprimer les 5 points clés de leurs réponses
Pour aller plus loin, téléchargez notre exemple de Cahier des Charges, qui vous donnera toutes les bases d’un appel d’offre pour l’entretien de votre parc de véhicules réussi.
