Avantage en nature bien connu du milieu professionnel, la voiture de fonction est à la fois intéressante pour le cadre conducteur et pour son employeur.
Investissement qui se doit d’être rentable, comment choisir sa voiture de fonction et quelle est la réglementation applicable?
Quels sont les critères de choix d’une voiture de fonction pour un cadre?
Une voiture de fonction adaptée à un cadre doit regrouper des avantages techniques, esthétiques et économiques. Elle doit concilier sécurité routière, marque professionnelle, attractivité du prix d’achat et nécessiter une consommation suffisamment faible pour demeurer un investissement rentable.
Sachez que les coûts d’entretien et d’assurance des véhicules de fonction sont à la charge des employeurs. Il en va de même des réparations, qui sont dévolues aux entreprises propriétaires et donnent lieu à un check-up annuel obligatoire. Le calcul du montant de l’avantage en nature auquel correspond la voiture de fonction s’effectue au forfait ou au réel. Dans les deux cas, les cotisations sociales liées à la détention et l’usage d’une voiture de fonction sont partagées entre le cadre et l’employeur.
En effet, une voiture de fonction représente un certain coût d’achat et d’entretien pour les entreprises. À titre d’exemple, l’achat d’un véhicule de fonction d’entrée de gamme correspond à une dépense annuelle de près de 9 000 euros. Ce montant peut atteindre 38 000 euros pour un véhicule haut de gamme. L’acquisition d’une voiture de fonction n’ouvre d’ailleurs pas droit à la récupération de TVA.
Les gestionnaires de flotte auto connaissent donc les modèles les plus adaptés aux véhicules de fonction pour les cadres. Ils proposent un service de gestion et de choix des modèles basés sur l’efficience et la rentabilité. Ils privilégient à ce titre, des constructeurs fiables comme Audi, Wolkswagen, Opel, Nissan, Renault ou encore BMW.
Second critère important pour le choix d’une voiture de fonction: le véhicule doit représenter l’entreprise, véhiculer son image de marque et refléter son professionnalisme (voire sa santé économique). Aujourd’hui, les gestionnaires de flotte privilégient des véhicules hybrides afin de diminuer la consommation de carburant du véhicule, de marquer leur intérêt écologique et leur engagement RSE.
Pour qu’une voiture de fonction regroupe tous les avantages faisant d’elle un investissement rentable pour une entreprise, les gestionnaires de flotte et les directions analysent:
– Le besoin d’une flotte de voitures de fonction. Selon le secteur d’activité de la société, les déplacements peuvent être fréquents (voiture nécessaire aux déplacements du dirigeant ou au maintien de l’activité économique).
– Le statut de la voiture de fonction dans l’entreprise. Toujours selon le segment économique dans lequel s’inscrit l’entreprise, le véhicule de fonction peut jouer un rôle plus ou moins important: transport de marchandise, représentation de la société, etc.
Ces éléments déterminent le choix d’achat ou de location du véhicule (LLD ou LOA). Si les entreprises ne souhaitent pas investir dans l’acquisition d’une flotte, elles peuvent opter pour une location longue durée.
Voiture de fonction: la réglementation pour l’entreprise et ses cadres
Attention à bien faire la différence entre une voiture de fonction et une voiture de société. La voiture de société est mise à disposition exclusive des salariés et ce, uniquement pendant les heures de travail pour assurer les déplacements professionnels. Elle doit être remise à chaque fin de journée aux gestionnaires automobiles de l’entreprise. Quant à la voiture de fonction, elle est attribuée à un cadre ou au dirigeant de la société qui peut en faire un usage professionnel et la conduire à titre personnel.
Tout le monde n’a cependant pas le droit de conduire une voiture de fonction, il s’agit d’un avantage en nature inscrit au contrat de travail et qui ne doit théoriquement servir que le collaborateur désigné.
Certaines dispositions peuvent être prises entre le cadre et son entreprise afin de permettre aux membres de la famille de conduire un véhicule de fonction. C’est l’exemple du second conducteur, qui doit être spécifiquement désigné dans le contrat d’assurance et après accord de la direction de l’entreprise. Attention, ce tiers conducteur ne peut prendre le volant du véhicule de fonction qu’en-dehors des heures de travail mentionnées sur contrat d’assurance et doit conduire en présence du cadre.
Pour le cadre qui sera conducteur du véhicule, avoir une voiture de fonction présente donc de nombreux intérêts. Cet avantage en nature vient compléter sa rémunération en lui donnant également accès à un moyen de transport neuf, dont la maintenance est garantie et la sécurité assurée. Vigilance : l’employeur paie le carburant nécessaire pour assurer les déplacements professionnels, en revanche, les déplacements personnels sont à financer par le cadre. Il devra également régler les amendes et contraventions reçues au titre de l’utilisation du véhicule dans le cadre professionnel comme personnel (cela vaut pour les véhicules appartenant aux entreprises et celles sous contrat de LLD).
Dernier point, puisque les avantages en nature sont partie intégrante de la rémunération du cadre, il lui faudra donc en faire mention lors de sa déclaration de revenus. Il devra aussi restituer le véhicule en cas de rupture conventionnelle du contrat de travail ou de licenciement unilatéral. La valeur de l’avantage en nature ainsi déclarée est également soumise au prélèvement de charges sociales de près de 50% du montant de l’avantage en nature, qu’il s’agisse d’un calcul annuel au frais réel ou d’une déclaration au forfait.
Pour ces raisons notamment, l’attribution d’une voiture de fonction n’est pas obligatoire. Un cadre peut donc refuser un véhicule de fonction et, dans ce cas, l’employeur ne peut le lui imposer. Le salaire du cadre sera alors revalorisé au regard du montant de l’avantage en nature qu’aurait représenté la voiture de fonction. En cas de contentieux, les questions relatives aux voitures de fonction (non-paiement des amendes, utilisation frauduleuse, etc.), sont réglées devant la juridiction des Prud’hommes.
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