Tout savoir sur la géolocalisation d’un véhicule d’entreprise

Des dispositifs de géolocalisation peuvent être installés dans les véhicules d’une entreprise dans le but notamment d’assurer la sécurité des collaborateurs et des marchandises. Ces dispositifs sont fréquents dans le monde du travail mais certaines règles encadrent l’utilisation de ces outils afin de préserver la vie privée des salariés. 

En quoi consiste la géolocalisation des véhicules ?

La géolocalisation des véhicules d’une entreprise permet de repérer et positionner chaque véhicule de la flotte, sur un plan ou bien une carte.

Pourquoi utiliser la géolocalisation ?

L’objectif de la géolocalisation est de bénéficier d’un suivi régulier du temps de travail des employés, de s’assurer de la sécurité du salarié, du véhicule et des marchandises transportées. Elle permet également d’optimiser les coûts et de suivre une prestation liée à l’utilisation du véhicule par exemple.

L’employeur peut observer en temps réel le positionnement de l’objet connecté à distance, cela peut correspondre à un ordinateur, un smartphone ou un véhicule de fonction. Cette technologie est utilisée par certains employeurs gestionnaires de flottes automobiles souhaitant suivre les déplacements professionnels des salariés.

Les avantages de la géolocalisation des véhicules d’entreprise

En surveillant les trajets, il est possible d’optimiser les distances parcourues et de réduire les coûts. Le gestionnaire de la flotte automobile est également en mesure de vérifier les mouvements et éventuelles tentatives d’effraction, la sécurité du véhicule est donc assurée.

En connaissant précisément les trajets et positions de chaque collaborateur, l’entreprise est en mesure d’optimiser l’utilisation de la flotte de véhicules.

Autre avantage incontestable : dans le cas d’une activité commerciale, l’entreprise peut renseigner le client en temps réel concernant l’arrivée du véhicule.

La géolocalisation d’un véhicule fait sens pour les entreprises dont l’activité est majoritairement liée à l’utilisation des véhicules : les salariés itinérants, les activités BTP ou de transport, etc.

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Que dit la Loi ? Les formalités de la CNIL

La CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) autorise légalement cinq motifs d’utilisations de système de géolocalisation des véhicules :

• Le suivi, la justification et la facturation d’une prestation de transport de personnes, marchandises ou services.
• Assurer la sécurité du salarié, des marchandises transportées et du véhicule en question. Très pratique en cas de vol par exemple puisqu’il est possible de tracer le véhicule.
• Optimiser les prestations dans les lieux dispersés : par exemple identifier le salarié le plus proche d’une urgence afin qu’il puisse agir rapidement.
• Suivre le temps de travail uniquement s’il constitue le seul moyen.
• Respecter une obligation légale imposant une géolocalisation en fonction du transport ou de la nature de la marchandise transportée.
• Assurer un contrôle des règles d’utilisation des véhicules.

Il est primordial pour les gestionnaires de flotte automobile détenteurs de système de géolocalisation de s’assurer de ne pas dépasser le cadre légal.

Quelles utilisations ne sont pas autorisées ?

Si le dispositif (GPS de la voiture par exemple) est utilisé pour des raisons sortant de ce cadre légal, l’employeur peut être exposé à des amendes.

Les utilisations à exclure concernent :

• Le contrôle de la vitesse ou le contrôle permanent d’un employé.
• Vigilance concernant les modalités des contrats de travail, par exemple un salarié avec statut VRP est libre dans l’organisation de ses déplacements.
• Il est également illégal de suivre les déplacements des représentants du personnel durant leur mandat et de suivre la localisation des employés en dehors du temps de travail.
• Enfin : calculer le temps de travail des employés alors qu’un autre moyen le permet.

Certaines erreurs sont à éviter pour les employeurs comme tracker excessivement un employé, oublier d’informer les salariés de l’utilisation d’un système de géolocalisation, ne pas donner accès aux données collectées qui les concernent ou encore la conservation des données au-delà de la limite légale de deux mois (durée variable en fonction du motif).

Respect de la vie privée : les droits

Des sanctions sont encourues lors d’une utilisation des données sans autorisation ou dans le non-respect des lois en vigueur. Qui, en particulier, peut accéder aux données ?

Peut-on refuser la géolocalisation d’un véhicule ?

Les employés peuvent s’opposer à l’installation de dispositifs de géolocalisation dans leur véhicule de fonction dès l’instant qu’ils ne respectent pas le cadre légal posé par la CNIL. Ils doivent être informés de l’utilisation d’un tel dispositif, accéder aux données les concernant et ils sont autorisés à désactiver le système en dehors du temps de travail.

L’employeur a tout de même la possibilité de contrôler la durée des désactivations, de demander des explications et de sanctionner les abus.

Qui peut accéder aux données de géolocalisation ?

L’accès aux données doit être limité par le personnel habilité et à l’employeur sauf si les informations représentent un motif d’urgence ou un intérêt particulier. Concernant la durée de conservation des données, elle se limite à deux mois. Elles peuvent tout de même être conservées un an dans les cas où elles sont utilisées pour l’optimisation des prestations et cinq ans lorsqu’elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail.

Quelles sont les sanctions en vigueur ?

Des litiges entre employés et employeurs concernant la géolocalisation des véhicules peuvent survenir. Il existe des sanctions, l’entreprise doit s’assurer de ne pas franchir la limité légale :

• Amende de 1500€ si les salariés ne sont pas informés.
• Amende de 10 000€ si l’employeur refuse au salarié d’accéder aux informations de géolocalisation le concernant.
• Des non-conformités avec les exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) sont passibles de sanctions financières.

Une société a donc bien le droit à la mise en place de la géolocalisation de son véhicule. La géolocalisation des véhicules d’entreprise permet d’optimiser les trajets, réduire les coûts et la consommation de carburant de la flotte, générant ainsi des économies non négligeables.. Elle est en revanche encadrée par la loi, les entreprises doivent respecter les limites légales et la vie privée de leurs salariés.