Dans un contexte économique et environnemental de plus en plus contraignant, l’optimisation des coûts est devenue une priorité pour de nombreuses entreprises. Ce défi est encore plus important pour celles qui disposent d’un parc automobile, tant le transport est un secteur coûteux. Il est donc impératif de mettre en place une gestion du parc automobile rigoureuse. Elle permettra la mise en évidence des leviers sur lesquels le gestionnaire du parc pourra influer afin de réaliser d’importantes économies.
La gestion du parc automobile c’est quoi ?
Définition d’un parc automobile et de son activité de gestion
Un parc automobile est un ensemble de véhicules appartenant ou loués par un organisme, dans le cadre de ses activités. Le parc automobile peut, notamment, être destiné au transport de marchandises ou de personnes.
La gestion d’une flotte de véhicules, également appelée « fleet management », consiste en la coordination des différentes activités de transport. L’objectif est de permettre à un dirigeant, d’obtenir une vue d’ensemble de tous les moyens de transport que son entreprise possède et d’en avoir un suivi quotidien.
Quels sont les enjeux de la gestion d’un parc automobile ?
La gestion d’un parc automobile passe par la mise en place d’une stratégie, qui permet d’optimiser les coûts liés au transport dans une entreprise, tout en favorisant le développement de ses activités et en assurant la sécurité des conducteurs. De ce fait, elle repose entre autres sur des enjeux économiques, écologiques et sécuritaires.
Réaliser des économies à court, moyen et long terme
Comme précédemment expliqué, l’objectif principal d’une bonne gestion d’un parc est de permettre à l’entreprise de réduire ses dépenses en optimisant ses coûts logistiques. Pour ce faire, il est important de connaître son TCO (Total Cost of Ownership), c’est-à-dire, le coût total de possession.
Le calcul préalable du TCO met en évidence les pôles de dépenses à optimiser. Il comprend les coûts directs et les coûts indirects ou appelés « coûts cachés ». Une bonne gestion de flotte automobile, entraîne un TCO faible, grâce aux actions mises en place par le gestionnaire de flotte.
Assurer la sécurité des conducteurs
La gestion d’un parc automobile implique également de veiller à la sécurité des conducteurs. En effet, une bonne gestion vise à prévenir les risques d’accident en assurant un contrôle strict des véhicules. Cela passe notamment par la planification des tâches de maintenance et la formation des conducteurs sur le bon entretien de leur véhicule.
Respecter les enjeux environnementaux
Les réglementations entrées en vigueur en Europe concernant les émissions de gaz polluants contraignent les entreprises dans la gestion de leur parc. Elles doivent aujourd’hui se fixer des objectifs précis et mettre tout en œuvre pour les atteindre. Plusieurs solutions peuvent être envisagées comme, par exemple, l’acquisition de véhicules dont les émissions de CO2 sont minimisées ou la sensibilisation des conducteurs à l’éco-conduite.
Comment gérer son parc automobile ?
La gestion d’un parc automobile peut s’opérer différemment suivant la taille de l’entreprise, le nombre de véhicules qui constituent la flotte et ses besoins. Pour assurer un bon suivi de parc, il est particulièrement recommandé de s’appuyer sur une charte automobile rédigée par l’entreprise (Car Policy) et des outils d’aide à la prise de décision.
Faire le choix d’internaliser ou d’externaliser la gestion de son flux de véhicules
Dans le cadre d’une gestion de parc automobile, il est possible d’opter pour une gestion en interne ou externe.
Internaliser la gestion de sa flotte de véhicules revient à désigner une personne de l’entreprise comme gestionnaire du parc. La personne chargée de la gestion doit être à temps plein sur ses missions, tant elles nécessitent une grande polyvalence. Son objectif principal est de garder le TCO de l’entreprise au plus bas. Pour cela, il doit s’appuyer sur différents KPI (Indicateurs clés de performance) qui lui permettent de prendre des décisions en adéquation avec les besoins de l’entreprise.
Il est également possible d’externaliser la gestion d’un parc automobile. Il s’agit de faire appel à un prestataire externe, qui s’occupera de tous les aspects liés à la gestion : administratifs, techniques, logistiques et humains, grâce à son équipe d’experts. L’externalisation est un avantage lorsque l’entreprise souhaite concentrer ses collaborateurs sur leur cœur de métier ou qu’elle ne possède pas au sein de son équipe, une personne ayant toutes les qualités requises pour ce poste. Pour trouver un prestataire externe ou des fournisseurs, il est important de communiquer précisément vos besoins lors des appels d’offres. Pour en savoir plus sur la rédaction d’un cahier des charges, n’hésitez pas à consulter notre modèle cahier des charges gestion parc automobile.
La charte automobile
La Car Policy est un document sur lequel un gestionnaire de parc peut s’appuyer. Elle est rédigée entre la direction générale, le gestionnaire de la flotte automobile, les conducteurs et le service financier de l’entreprise. Elle réglemente l’utilisation des véhicules dans le cadre des activités de l’entreprise. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une charte obligatoire, il est vivement conseillé d’en rédiger une.
Les outils d’aide à la gestion du parc
Afin de vous aider dans la gestion d’un flux de véhicules, de nombreux outils et applications existent. Parmi eux, il y a les GPS à bord des véhicules ainsi que des logiciels d’aide au pilotage de la flotte automobile. Leur but est d’appuyer le gestionnaire du parc dans ses missions.
Les systèmes de géolocalisation des véhicules permettent de faire remonter de nombreuses informations particulièrement utiles à la gestion d’un parc auto. Ils enregistrent les itinéraires, mais aussi les comportements des conducteurs (respect des limitations de vitesse, des itinéraires définis par le gestionnaire du parc etc.). Grâce à ces renseignements, le gestionnaire peut déduire des informations sur la consommation de carburant ou la durée de vie des pièces, par exemple.
Les ERP, ou Prologiciels, disposent de nombreuses fonctionnalités qui permettent une gestion complète du parc, grâce à la collecte d’informations précises et de leur centralisation. Ces solutions permettent notamment de faire remonter les données suivantes : les itinéraires suivis, le nombre de km parcourus, les dépenses en carburant ou encore l’état physique des véhicules.
Sur la base de ces données, les pôles de dépenses sont identifiés et les axes d’améliorations possibles sont mis en évidence. Ainsi, le gestionnaire du parc dispose d’une vue totale sur les véhicules et les coûts qui en résultent.
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En conclusion, la gestion d’un parc automobile doit être adaptée aux besoins de l’entreprise, car elle peut influencer le fonctionnement de ses activités. Correctement effectuée, elle permet à celle-ci de rester compétitive et d’avoir une maîtrise de ses coûts. Pour en savoir plus sur l’optimisation d’un parc, n’hésitez pas à consulter le guide complet de la flotte automobile.
