Tout savoir sur le barème kilométrique 2022/2023

Le barème fiscal des indemnités kilométriques est acté par un arrêté ministériel, le dernier date du 1er février 2022. 

Il permet de contribuer aux frais de déplacement des salariés dans le cadre de leurs trajets domicile/travail. Encadré par la loi, le barème kilométrique a récemment été majoré en raison de la forte augmentation des prix du carburant.

Barème de frais kilométriques et impôt sur le revenu : comment ça marche ?

Le barème des frais kilométriques constitue une déduction sur l’impôt sur le revenu de 10 %, permettant à l’administration fiscale de contribuer au coût de transport que supportent les salariés dans le cadre de l’usage de leur voiture personnelle pour se rendre sur leur lieu de travail.

Il concerne les véhicules dont le salarié (son conjoint ou l’un des membres de son foyer fiscal) est propriétaire, copropriétaire ou loueur. Cette disposition ne s’applique donc pas aux voitures de fonction ou aux véhicules de société (qui appartiennent à l’entreprise). Les voitures de fonction sont soumises à un régime fiscal à part, elles correspondent à un avantage en nature pour le salarié conducteur. Les gestionnaires de parc auto des entreprises connaissent ce système et utilisent les meilleurs modèles de véhicules pour flottes auto.

Au printemps, les salariés et certains dirigeants (dont le statut les soumet à l’impôt sur les revenus au titre des traitements, salaires et pensions) peuvent obtenir cette réduction forfaitaire de 10 % sur leur revenu. Ce qui leur permet de couvrir les dépenses courantes en matière de déplacements pour se rendre sur leur lieu de travail. En tant que déduction forfaitaire, la somme de 10 % correspondant au barème kilométrique est automatiquement soustraite des salaires.

Lors de la déclaration d’impôt sur le revenu (au titre des traitements, salaires et pensions), il est possible de déduire les frais professionnels à leur valeur réelle, plutôt que d’opter pour le barème kilométrique. En effet, si un contribuable estime avoir dépensé davantage que ce à quoi correspond ce forfait de 10 %, il peut renoncer au barème kilométrique applicable et déduire ses dépenses selon le calcul au réel (toujours à indiquer au titre de sa déclaration de revenus).

Abattement forfaitaire ou barèmes des frais kilométriques ?

S’il est estimé que la déduction forfaitaire de 10 % suffit à couvrir ses dépenses en matière de transport, il est possible d’utiliser le barème d’indemnité kilométrique généré tous les ans par l’administration fiscale. Pour les frais induits lors des trajets domicile/travail, trois possibilités existent, qui varient en fonction de la distance parcourue entre le logement et le site professionnel :

• L’intégralité du kilométrage peut être prise en compte pour un salarié qui habite à moins de 40 km de son lieu de travail.

• Une limitation de 40 km est imposée dans le kilométrage pris en compte lorsque le domicile du salarié se situe à plus de 40 km et que les déplacements sont assurés en voiture.

• L’intégralité de la distance parcourue peut être prise en compte dans le calcul du barème kilométrique si l’assujetti est en mesure de justifier son éloignement par des circonstances particulières : situation familiale sociale ou sanitaire particulières.

Dans le cas d’une utilisation de la voiture à des fins professionnelles, ces frais de déplacements ouvrent également droit à une déduction. Dans ce cas de figure, deux options existent :

• Il est possible de déduire les dépenses au réel sur justificatifs. Le calcul des frais réels déductibles prend la forme d’une liste détaillée des frais qui doit être jointe à la déclaration. Le choix est offert aux salariés, aux associés, gérants de SARL et aux dirigeants dont la rémunération est soumise au régime fiscal de l’imposition des traitements, salaires et pensions (article 62 du CGI).

• Le contribuable peut utiliser les barèmes des frais kilométriques annuels de l’administration fiscale. Les barèmes kilométriques sont applicables selon les catégories de véhicules : voitures, deux-roues et cyclomoteurs. Le barème de l’indemnité est calculé en fonction de la puissance du véhicule et des kilomètres parcourus par le salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Il prend en compte la dépréciation et l’usage du véhicule, les frais de réparation et d’entretien induits par le kilométrage, les dépenses de pneumatiques, la consommation de carburant et les primes d’assurances.

Les barèmes kilométriques incluent donc les véhicules d’une puissance comprise entre 3 chevaux fiscaux et 7 CV et plus. Le calcul croise la puissance en chevaux fiscaux du modèle avec son carburant : gazole, essence ou GPL. Sachez donc que la consommation réelle ou le niveau d’émission de CO2 ne sont pas pris en compte. Aucune TVA n’est d’ailleurs associée au remboursement des frais kilométriques (il n’existe pas de récupération de TVA possible par l’employeur).

Emplois et frais de transport : le point en France

En pratique, les frais de transport sont remboursés par l’employeur à son salarié et exonérés de cotisations sociales pour l’entreprise (dans certaines limites et sous certaines conditions). L’URSSAF rappelle d’ailleurs que si les frais de déplacements professionnels dépassent les montants prévus aux barèmes, c’est à l’employeur et non au salarié de justifier de l’utilisation de l’indemnité professionnelle de manière conforme à son objet. Dans le cas contraire, la fraction excédentaire sera de nouveau assujettie à l’ensemble des cotisations et contributions sociales. L’URSSAF propose d’ailleurs un guide détaillé en ligne du système d’imposition et des déductions applicables dans le cadre des transports professionnels.

En termes de contravention, le titulaire du certificat d’immatriculation d’un véhicule est considéré comme le responsable des infractions à la réglementation du Code de la route. Ainsi, l’employeur ne prendra à sa charge que les amendes relatives aux infractions mettant directement en cause le comportement d’un salarié : excès de vitesse, conduite en état d’ivresse ou encore dépassement non-autorisé. Il devra aussi s’acquitter des amendes résultant des infractions provenant du mauvais fonctionnement du véhicule : absence de contrôle technique, mauvais fonctionnement des feux de stop ou des clignotants, etc.

Attention, si l’employeur prend à sa charge les amendes relatives aux infractions à la réglementation du stationnement ou de l’acquittement des péages (qui sont du ressort du salarié, dans le cadre de l’utilisation de son véhicule personnel), ces sommes seront considérées comme des avantages et par conséquent soumises à l’impôt des CSG (en leur qualité de rémunération).

Attention, les frais d’abonnements aux transports collectifs ou aux services publics de location de vélos sont obligatoirement supportés par l’employeur. En effet, l’employeur de droit privé ou public doit prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements souscrits par ses salariés pour effectuer l’intégralité de leur trajet entre leur domicile et leur lieu de travail (et ce, même si plusieurs abonnements sont nécessaires pour couvrir ces trajets). Cette prise en charge prend la forme d’un remboursement direct au salarié.

Depuis la promulgation de la loi LOM, favorisant les mobilités douces, un forfait mobilité durable d’un montant maximal de 400 euros annuel est proposé aux employeurs pour contribuer aux frais de déplacement de leurs salariés. Ce montant, s’il est reversé pour souscrire à un abonnement « vert » est exonéré d’impôts et de cotisations sociales et peut concerner aussi bien les transports en commun que l’abonnement au vélo ou autres véhicules deux-roues à impact neutre. Il est généralisé par l’État à tous ses agents depuis 2020 et à hauteur de 200 euros par an.

2022 : quelles seront les nouveautés à propos du calcul du barème kilométrique ?

Le Premier ministre avait annoncé en 2021, que le barème kilométrique serait revalorisé à hauteur de 10 %. Cette revalorisation du barème kilométrique doit permettre de prendre en compte la forte hausse des coûts des carburants, supportée sur l’année 2021 par les salariés qui utilisent leur véhicule pour exercer leur activité professionnelle. Cette nouvelle campagne s’est donc ouverte au printemps 2022, puisqu’elle concerne l’imposition des revenus perçus au titre de l’année 2021. À partir de 2023, il est envisagé d’introduire une indexation automatique du barème kilométrique, ce qui devrait permettre de tenir compte des coûts de possession réels d’un véhicule (et surtout du prix des carburants).

Une autre majoration, de 20 % cette fois-ci a été instaurée depuis 2021 pour les véhicules électriques. La déduction est applicable sur les cotisations sociales reversées auprès de l’URSSAF. Ce dispositif contribuera à grande échelle à verdir les flottes captives, encore difficiles à faire passer aux énergies renouvelables.

L’administration fiscale propose un guide interactif permettant d’estimer le montant de sa déduction au titre du barème kilométrique. Sur l’interface, l’utilisateur indique le type de véhicule concerné : thermique, hybride ou électrique, s’il s’agit d’une automobile, d’un deux-roues ou d’un vélo, la puissance administrative (les chevaux fiscaux) et le nombre de kilomètres effectués dans l’année.