Comment gérer efficacement son parc de véhicules ?

Gérer efficacement son parc automobile est une mission assez complexe. En effet, vous devrez impérativement intervenir sur des domaines divers et variés : financier, administratif, logistique, maintenance, etc. Une harmonisation entre toutes ces activités est donc nécessaire.

Pour assurer une gestion efficace de votre parc, vous avez la possibilité de concentrer vos efforts sur les points suivants :

• Le budget global du parc automobile,
• Le contrôle visuel et fréquent de votre flotte,
• L’entretien de l’ensemble des véhicules professionnels,
• L’adoption de l’écoconduite par vos Conducteurs,
• L’implication de vos Collaborateurs dans votre activité,
• L’utilisation d’outils informatiques adaptés à vos besoins.

Maîtrise du coût par véhicule

Optimiser le coût de possession et d’utilisation de chaque véhicule est essentiel pour gérer efficacement son parc automobile. Tout d’abord, le pilotage des dépenses de la flotte commence par la sélection du véhicule professionnel. Afin d’effectuer judicieusement ce choix, vous vous baserez sur les critères suivants :

• Le prix total ou le loyer mensuel,
• La puissance fiscale du véhicule,
• La consommation moyenne de carburant, selon le cycle d’homologation WLTP,
• Les émissions de CO2,
• Le coût moyen des opérations d’entretien,
• Etc.

Ensuite, le mode de financement de votre parc automobile est également un élément à prendre en compte pour gérer parfaitement le budget de ce dernier :

• L’achat d’un véhicule neuf vous permet d’amortir cette dépense sur le long terme tout en évitant des frais imprévus,
• Autrement, la Location Longue Durée (LLD) permet, elle aussi, de piloter efficacement les dépenses de flotte grâce à un montant fixe mensuel et connu à l’avance.

La fiscalité de votre parc automobile participe, à son tour, à limiter le coût par véhicule. En privilégiant les véhicules à faibles émissions, vous profiterez d’une exonération partielle ou totale de certaines taxes (TVS, frais d’immatriculation, etc.). D’autre part, des voitures de faible puissance fiscale allégeront également le montant de la Taxe sur les Véhicules de Sociétés (TVS), par exemple.

Par ailleurs, le choix des fournisseurs et des prestataires favorise également une meilleure maîtrise du coût global de fonctionnement de votre parc automobile. L’une des solutions les plus profitables, pour vous, consiste à réduire le nombre de fournisseurs avec qui vous travaillez actuellement. Cette limitation vous permettra d’augmenter votre pouvoir de négociation auprès d’eux et de leur confier plus de véhicules à gérer. Par conséquent, vous serez en mesure d’obtenir des tarifs préférentiels en matière d’entretien, d’assurance, de pneumatiques, etc.

Contrôle régulier de l’état du véhicule

Dans l’intention de gérer efficacement votre parc automobile, il est indispensable, pour vous, de procéder à un examen – à intervalle régulier – des différents véhicules professionnels sous votre responsabilité. Cette approche consiste à vérifier :

• L’état du véhicule d’entreprises : vérification des éléments de carrosserie et la présence d’éventuels accrocs (rayures, enfoncement, etc.), des éléments de sécurité comme l’éclairage, les balais d’essuie-glace ainsi que l’usure des pneumatiques du véhicule,
• Les kilométrages parcourus : comparaison avec les kilométrages prévisionnels afin de détecter un éventuel écart. Si l’écart s’avère trop important, vous pourrez mener des actions correctives : aider le Conducteur à préparer ses déplacements, lui mettre à disposition un autre véhicule affichant moins de kilomètres au compteur, etc. De plus, dans le cadre d’une LLD, le loueur fixe un kilométrage maximum à ne pas dépasser. Si ce seuil est atteint, vous serez contraint de régler un supplément pour chaque kilomètre additionnel réalisé.

Indirectement, cette démarche a un effet bénéfique sur le budget alloué à votre flotte auto. Vous serez parfaitement en mesure de prévoir les opérations d’entretien et de maintenance à réaliser et éviter une dégradation des éléments mécaniques du véhicule d’entreprises. Parallèlement à cela, vous aurez la possibilité de remettre, esthétiquement et mécaniquement, en état le véhicule loué avant sa restitution chez le loueur. Ces frais de remise en état seront moins importants que si le loueur vous les facture a posteriori.

Finalement, opérer un suivi régulier des véhicules en parc se révèle essentiel pour échapper à des dépenses imprévues (pannes, crevaisons, etc.), mais également à des frais supplémentaires facturés lors de la restitution du véhicule (fin de contrat de LLD).

Être rigoureux sur l’entretien des véhicules

Les opérations d’entretien et de maintenance de votre parc automobile sont d’une importance capitale pour parfaire votre gestion de véhicules professionnels. Concrètement, le manque d’entretien conduit nécessairement à des dépenses supplémentaires ainsi qu’à une réduction de la durée de vie de votre flotte d’entreprises.

Pour remédier à cela, vous pouvez entreprendre les actions suivantes :

• Consultation des préconisations constructeur pour chaque modèle de véhicules professionnels,
• Élaboration d’un planning de maintenance du parc automobile,
• Communication auprès des Conducteurs sur les intervalles kilométriques à respecter pour l’entretien,
• Insister sur le remplacement à temps, sans tarder, des éléments de freinage (disques et plaquettes de frein) de même que les pneumatiques,
• Mise en place de contrôles des éléments de sécurité comme l’usure des pneumatiques, le bon fonctionnement de l’éclairage, la bonne visibilité au volant, l’état des balais d’essuie-glace, etc.,
• Etc.

Privilégier l’écoconduite

Un pilotage optimal de son parc de véhicules professionnels passe également par l’encouragement de vos Conducteurs à adopter l’écoconduite au cours de leurs déplacements quotidiens.

Intégrée par un nombre croissant de vos confrères au sein de leur gestion de flotte, cette démarche écoresponsable offre de multiples avantages :

• Elle se veut plus respectueuse vis-à-vis de l’environnement (réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise),
• Elle limite la consommation de carburant du parc auto,
• Et elle favorise la sécurité de vos Conducteurs à bord de leur véhicule de fonction.

Dans la pratique, l’écoconduite se caractérise par les actions suivantes :

• Réduction de la vitesse moyenne de circulation de la flotte : à la suite à de nombreuses observations et études, réduire de 10 km/h sa vitesse permet de diminuer jusqu’à 40% la consommation de carburant du véhicule d’entreprises. Par exemple, rouler à 120 km/h au lieu de 130 km/h sur autoroute,
• Vérification ponctuelle de l’état et de la pression d’air des pneumatiques du véhicule : disposer de pneus sous-gonflés est également une cause de surconsommation de carburant. De plus, le sous-gonflage entraîne une usure prématurée et uniforme des pneumatiques et altère la sécurité de vos Conducteurs (risques d’éclatement du pneumatique accru),
• Entretien régulier des véhicules du parc : un remplacement des filtres et de l’huile permet d’éviter une hausse de la consommation de carburant,
• Utilisation à bon escient de la climatisation du véhicule professionnel : réguler le fonctionnement de la climatisation contribue à réduire la consommation excessive de carburant (jusqu’à 20% en plus). Lors de fortes chaleurs, il est important de rappeler à vos Conducteurs de limiter l’écart de température entre l’extérieur et l’intérieur du véhicule à 5°C. En période hivernale, l’usage de la climatisation est accessoire. Elle est utile pour désembuer rapidement le pare-brise ainsi que les vitres latérales du véhicule professionnel,
• Etc.

Misez sur la relation et l’implication des Collaborateurs

La réussite de votre gestion de parc de véhicules d’entreprises est également due à la relation que vous entretenez avec vos Collaborateurs ainsi qu’à leur implication dans votre démarche d’optimisation. Une phase de sensibilisation est donc nécessaire pour qu’ils saisissent parfaitement l’influence de votre activité sur leur quotidien. Pour parvenir à cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

• Satisfaire vos Conducteurs en prenant en compte leurs demandes et en réalisant ces dernières,
• Communiquer, activement, sur les bénéfices de vos actions en organisant des réunions d’information, en envoyant des newsletters, en distribuant des flyers ou encore en affichant des informations sur le tableau d’affichage de l’entreprise,
• Inviter vos Conducteurs à suivre des stages de perfectionnement à la conduite,
• Mettre en place des challenges internes et récompenser les « bons » Conducteurs,
• Se tenir disponible et à l’écoute après un accident de la route,
• Etc.

En mettant en pratique ces différentes recommandations, vos Conducteurs observeront une nette amélioration de leurs conditions de travail (plus écouté, moins de stress quotidien, moins de contraintes avec leur véhicule de fonction, etc.). Par conséquent, ils se sentiront davantage considérés par l’entreprise et auront une envie réelle de s’impliquer dans votre activité de Gestionnaire de parc.

Bien choisir les logiciels de gestion utilisés

Enfin, l’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte adéquat vous garantira une gestion efficace de votre parc de véhicules professionnels. Cet outil informatique va, d’une part, vous permettre de centraliser l’ensemble des informations relatives à votre parc et de les analyser dans un second temps. Au travers d’une seule et même interface, vous serez en mesure de :

• Suivre l’entretien des véhicules du parc,
• Consulter l’historique de chaque véhicule,
• Planifier des alertes automatiques (contrats de location arrivant à échéance, entretien expiré, dépassement kilométrique, utilisation frauduleuse de la carte carburant, véhicule en dehors de sa zone de déplacement autorisée, etc.),
• Définition d’indicateurs-clés de performance (KPI)
• Élaboration d’un reporting,
• Etc.

D’autre part, le logiciel de gestion de flotte vous permettra d’automatiser un certain nombre de tâches comme la saisie de notes de frais, le paiement des amendes, la récupération de la TVA, les accords d’intervention, etc. Ainsi, vous pourrez consacrer du temps à des activités plus importantes.

En fin de compte, vous remarquerez que les six thèmes abordés au cours de cet article vous permettront déjà de piloter efficacement votre flotte de véhicules d’entreprises. Vous pouvez, également, aller au-delà de ces conseils en instaurant des processus internes avancés ainsi qu’en faisant appel à des solutions externes de façon à vous recentrer sur votre cœur de métier. Nous pourrions vous suggérer, entre autres, la mise en œuvre d’une politique automobile complète par le biais d’une Car Policy, l’utilisation de cartes carburant vous libérant de la saisie de notes de frais, etc.