Optimiser votre « Car Policy » et réduire votre TCO

Parmi les outils qui permettent au gestionnaire d’une flotte automobile d’entreprise d’exercer son métier de manière optimale figure en bonne place la rédaction d’une Car Policy. Il s’agit de la politique automobile interne à une entreprise. Cette charte permet de faire le point sur les droits mais aussi les obligations des différents collaborateurs amenés à utiliser les véhicules mis à disposition par l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire d’impliquer ses collaborateurs dans la mise en place d’une Car Policy, dans la mesure où ils sont les premiers concernés. Pour être efficace et utile, une Car Policy doit englober toutes les problématiques rencontrées, depuis le choix des véhicules, jusqu’aux bonnes règles de conduite, en passant par la question de l’écologie ou de la gestion des accidents.

Essentielle pour un Gestionnaire de parc, la Car Policy vient définir – de manière rationnelle – la politique automobile de l’entreprise. Plus précisément, elle énonce clairement les modalités d’attribution des véhicules d’entreprise, les conditions d’utilisation ainsi que les devoirs et obligations des Conducteurs vis-à-vis de leur voiture de fonction. Naturellement, cette Car Policy nécessite divers ajustements au fil du temps pour être totalement optimale. Alors, comment optimiser votre Car Policy dans le but de réduire efficacement le TCO de votre flotte auto ?

Vous avez la possibilité d’améliorer le contenu de la Car Policy de votre flotte de véhicules professionnels en révisant les points suivants :

• L’attribution des véhicules d’entreprises,
• Le choix des véhicules du parc auto,
• La prise en compte des souhaits des Conducteurs
• L’apport d’informations sur les règles d’utilisation, les droits et obligations,
• Et la taille « utile » du parc.

Définition précise des besoins

En premier lieu, une définition précise des besoins de vos Conducteurs ainsi que ceux de votre direction est nécessaire.

Attribution des véhicules par catégorie de salarié

Élément principal d’une Car Policy, la grille d’attribution – comme son nom l’indique – stipule les conditions d’assignation d’un véhicule de fonction à un Collaborateur.

Dans l’optique de parfaire la Car Policy de votre parc auto, vous devez élaborer une grille d’attribution par profil d’activité / métier. Les besoins de chaque Conducteur étant différents, l’utilisation qu’ils feront du véhicule professionnel le sera également. Vous devrez prendre en considération la réalité du terrain :

• Un profil commercial itinérant comptera sur un véhicule disposant d’une grande autonomie pour ses déplacements professionnels. Dans ce cas-là, le véhicule diesel semble être le choix le plus judicieux,
• Un profil davantage sédentaire comme un comptable ou un juriste se satisfera d’un véhicule économe à l’usage. Réalisant seulement une dizaine de kilomètres par jour, vous pouvez lui adjoindre un véhicule essence ou un modèle 100% électrique.

Il est fortement déconseillé d’attribuer un modèle de véhicule au cas par cas. En plus de représenter un coût certain pour l’entreprise en matière de gestion et de trésorerie, la revente de ce dernier peut s’avérer être plus difficile que prévu notamment si le véhicule fait preuve d’exotisme au travers de ses caractéristiques (modèle marginal, couleur voyante, motorisation énergivore, équipements superflus, etc.).

Sélection des véhicules

Chaque marque et modèle de véhicule retenu est listé, un par un, au sein de votre Car Policy. L’élaboration de cette liste est le résultat d’un choix méticuleux de chacun des types de véhicules professionnels.

Optimiser sa Car Policy passe également par un tri sur le volet des véhicules destinés à vos Collaborateurs. Pour effectuer convenablement cette sélection de voitures d’entreprises, vous avez la possibilité de définir plusieurs critères de choix :

• Désignation d’un nombre restreint de marques et de modèles de véhicules (par segment ou catégorie),
• Identification de moteurs peu énergivore (de faible puissance, couplé à un moteur électrique, etc.),
• Définition d’un taux maximal d’émission de CO2 ou d’une consommation moyenne de carburant selon le nouveau cycle d’homologation WLTP,
• Etc.

Tenir compte des attentes des Collaborateurs

Vouloir diminuer les coûts de gestion de votre parc auto ne doit pas se faire au détriment de la satisfaction des Conducteurs de l’entreprise. Pour éviter tout mécontentement de leur part, vous pouvez intégrer à votre Car Policy leurs souhaits les plus pertinents. Cela peut très bien concerner des équipements de conduite comme le système de navigation intégré ou le régulateur de vitesse (pour éviter des erreurs de trajets ou des contraventions pour excès de vitesse, etc.), mais également sur le type de carrosserie désiré (berline, break, utilitaire).

Le véhicule de fonction représente, pour vos Collaborateurs, un élément de motivation supplémentaire en particulier s’il peut être utilisé dans le cadre privé (soir et week-end, congés, etc.).

Prévoir une Car Policy souple, claire et centrée sur l’usage

Pour optimiser les coûts de gestion de flotte et pour plus de souplesse, vous êtes à même de faire évoluer en permanence le contenu de votre Car Policy : règles d’utilisation, droits, devoirs et obligations, modalités de renouvellement et la taille du parc.

Plus de précisions sur les règles d’utilisation du véhicule d’entreprises

Améliorer constamment la Car Policy de votre flotte de véhicules professionnels passe, avant tout, par un complément de précisions sur l’utilisation du véhicule et du comportement à adopter envers ce dernier.

Premièrement, vous avez la possibilité de spécifier ou d’ajouter des règles d’utilisation du véhicule professionnel :

• Périmètre géographique autorisé à propos des déplacements professionnels,
• Nombre de kilomètres maximum journalier,
• Utilisation dans le cadre personnel et familial (soir et week-end, congés annuels, conducteur autorisé, etc.).

Afin de réduire de manière certaine l’indice de TCO de votre flotte, vous pouvez sensibiliser vos Conducteurs aux nouveaux modes de conduite tels que l’écoconduite. Si vous parvenez à modifier leurs habitudes de conduite, vous réaliserez des économies très intéressantes sur les postes de dépenses suivants :

• Carburant : ce type de conduite permet de diminuer, fortement et sans difficulté, la consommation moyenne de carburant de chaque véhicule d’entreprises (rouler 10 km/h en dessous des limitations de vitesse, accélérer en douceur, etc.),
• Entretien : en adoptant l’écoconduite au quotidien, vos Conducteurs préserveront la mécanique de leur véhicule de fonction (usure moins prononcée du système de freinage, mécanique moins soumis à rude épreuve, allongement de la durée de vie des pneumatiques, etc.),
• Sinistralité : grâce à une meilleure lecture de la route, vos Conducteurs anticiperont les difficultés de circulation et diminueront de fait le risque d’accident.

Rappel des devoirs et obligations

Ensuite, vous pouvez rappeler au sein de votre Car Policy les devoirs et obligations de vos Conducteurs. Ainsi, ils participeront à leur tour à l’optimisation du TCO de votre parc auto :

• Respect des intervalles kilométriques d’entretien,
• Contrôle régulier et ajustement de la pression d’air des pneumatiques de leur véhicule de société,
• Contrôle de l’usure de la bande de roulement des pneumatiques,
• Anticipation des frais à prévoir grâce à une relation de confiance avec vous,
• Respect de la procédure à suivre en cas de vol, de panne ou d’accidents de la route,
• Etc.

Renseignement sur les modalités de renouvellement

Votre Car Policy doit également préciser les modalités de renouvellement du véhicule de fonction de vos Conducteurs. Il est important de mettre à jour régulièrement ce paragraphe dans le but de proposer des véhicules toujours plus performants et moins énergivores. En effet, les constructeurs automobiles s’efforcent de faire évoluer leur gamme de véhicules à une vitesse incroyable. Telle voiture d’entreprises peut être le bon choix à un moment donné, mais l’annonce d’un nouveau modèle plus moderne peut vite changer la donne dans votre politique de gestion de flotte.

De la flexibilité à propos de la taille de votre parc auto

Une Car Policy bien pensée permet d’ajuster, de façon optimale, la taille de votre parc automobile. Il est impératif de prévoir des véhicules professionnels à l’avance pour l’arrivée de nouveaux Collaborateurs dans l’entreprise. Ainsi, cela vous évitera de recourir à des solutions de dernière minute engendrant des frais supplémentaires comme la location de courte durée ou bien la réservation de taxi. Cependant, veillez à ne pas avoir un grand nombre de véhicules inutilisés sur de longues périodes.

Les avantages de réussir votre Car Policy

Enfin, réussir la politique automobile de votre parc automobile est également synonyme de privilèges pour votre activité, pour vos Collaborateurs ainsi que pour l’entreprise. Cela se traduit par :

• Des économies à la clé : diminution des coûts d’acquisition de l’ensemble des véhicules du parc, des frais d’entretien et de maintenance, des dépenses en carburant et en fiscalité tout en vous abstenant de l’accidentologie en entreprise, des frais de remise en état, des contraventions, etc.
• Une plus grande considération de votre métier par vos Collaborateurs ainsi que par la direction : vos recommandations auront plus de poids dans la prise de décisions, vous jouerez pleinement un rôle de prescripteur dans l’entreprise tout en étant le garant de la mobilité au sein de l’organisation,
• Une meilleure productivité des Collaborateurs : conduite plus souple, renfort de la sécurité à bord de leur véhicule de fonction, meilleure préparation des déplacements professionnels,
• Une image de marque valorisée : avec une flotte d’entreprises parfaitement entretenue, vous donnerez l’image d’entreprise écoresponsable grâce à un parc auto à la diversité énergétique (essence, diesel, hybride et tout-électrique), mais également grâce à la mise en place de mobilités alternatives,
• Etc.

En conclusion, la Car Policy de votre flotte de véhicules professionnels doit être réfléchie et parfaitement cohérente avec l’organisation de l’entreprise pour garantir une gestion de flotte efficace et donc, pouvoir réduire sereinement l’indice de TCO du parc auto. Retrouvez, ci-après un exemple de Car Policy à adapter pour votre flotte de véhicules professionnels : Exemple Car Policy.