Au quotidien, un Gestionnaire de parc doit avoir nécessairement recours à différents services quelque-soit la taille de son parc automobile. Ces services lui permettent de rester performant au cours de son activité et de se passer de la réalisation de tâches à faible valeur ajoutée. Alors quels services devez-vous utiliser pour gérer efficacement votre parc de véhicules d’entreprises ?
Par le biais de cet article, nous vous listons 5 services incontournables pour mener à bien votre gestion de parc automobile.
Location Longue Durée (LLD)
La Location Longue Durée (LLD) apparaît, naturellement, comme le premier service à mettre en place pour mener une gestion de flotte efficace. Très appréciée par un grand nombre de vos confrères, la Location Longue Durée offre une multitude d’avantages aussi bien sur le plan financier que managérial.
Tout d’abord, la Longue Longue Durée (LLD) vous permettra de maîtriser le budget de ce poste de dépenses. Vous connaissez à l’avance le montant des loyers de location ainsi que les frais annexes (sinistres, frais de remise en état, dépassement du plafond kilométrique, etc.). En ayant recours à ce service, vous serez en mesure d’envisager facilement une série d’actions pour optimiser ces dépenses.
De plus, la LLD vous sera profitable pour votre activité puisque vous ne supporterez pas la décote de la valeur du véhicule professionnel ni à vous soucier de la revente de ce dernier. Effectivement, au terme du contrat, vous aurez le choix de rendre le véhicule professionnel se traduisant par l’arrêt pur et simple de la location, ou bien de le renouveler avec un nouveau véhicule loué. Ainsi, vous vous recentrez sur votre cœur de métier tout en économisant du temps de gestion de flotte.
D’autre part, la Location Longue Durée (LLD) est un service également avantageux pour votre entreprise. Ce type de location entre directement dans les charges d’exploitation de la société et est, donc, déductible fiscalement. Il vous sera aussi possible de récupérer intégralement la TVA sur les véhicules utilitaires et les voitures de sociétés. Également, la LLD – contrairement à l’achat – n’oblige pas l’entreprise à immobiliser une partie de sa trésorerie pour constituer son parc auto. Dernièrement, vous pourrez également bénéficier de services supplémentaires – inclus dans votre offre ou en option – comme l’assistance, l’assurance ou encore l’entretien et la maintenance du véhicule loué.
Entretien et maintenance
Votre flotte automobile est désormais constituée, vous devrez alors la confier à un professionnel de l’automobile pour l’entretien et la maintenance de cette dernière. De nombreux Gestionnaires de parc font le choix d’externaliser cette tâche auprès d’une enseigne spécialiste, comme Feu Vert, en raison des arguments suivants :
- Souplesse de gestion et d’organisation,
- Savoir-faire des équipes,
- Et étendue de l’offre (révision, pneumatiques, climatisation, freinage, etc.).
Il arrive également que le loueur, dans le cadre d’une Location Longue Durée (LLD), vous propose ce service. Sachez que Feu Vert est membre de l’Alliance Fleet Partner, c’est-à-dire que nos centres autos prennent en charge les véhicules des Conducteurs Arval, ALD, Alphabet, Parcours et Sixt.
En mandatant une enseigne spécialiste de la réparation automobile, vous profiterez des avantages suivants :
- Un réseau de centres de réparation à l’échelle nationale,
- Des tarifs d’entretien et de maintenance nationaux,
- Une même qualité de service partout en France (accueil, intervention, respect des préconisations constructeurs etc.),
- Une relation de proximité avec tous vos interlocuteurs (cartes Conducteurs, conseils personnalisés),
- Un personnel qualifié, formé en continue et capable de réaliser tous types d’interventions sur les véhicules de votre flotte automobile,
- Des outils de gestion propres à l’enseigne pour un meilleur pilotage de votre parc auto (historique et suivi entretien, e-accord, prise en rendez-vous en ligne, système de facturation unique, etc.),
- Des services annexes pour l’ensemble des Collaborateurs de l’entreprise (Wi-Fi, révisions et interventions techniques avec ou sans rendez-vous, véhicule de remplacement disponible, réservation d’un taxi ou utilisation du service jockey, stockage des pneus aux intersaisons, etc.),
- Etc.
Cartes carburant
Troisième service, les cartes carburant se révèlent être un outil indispensable pour opérer une gestion de flotte efficace.
En utilisant ce service, vous parviendrez à optimiser vos journées de façon à vous concentrer sur l’essentiel de votre activité. Grâce aux cartes carburant, vous vous abstiendrez de récupérer les notes de frais de vos Conducteurs, de les contrôler et enfin de les saisir. De plus, vous profiterez d’une facturation mensuelle. C’est un confort de gestion pour vous ainsi que pour la trésorerie de l’entreprise. D’autre part, vos Conducteurs n’auront plus à avancer les frais de carburant pour alimenter leur véhicule de fonction.
À côté de cela, vous disposerez d’outils de suivi au niveau de la consommation de carburant de votre parc de véhicules professionnels. De cette façon, vous détecterez facilement les Conducteurs gourmands en carburant en vue de réduire la consommation moyenne, abaisser le TCO de votre flotte de véhicules et ainsi réaliser des économies substantielles. D’autres fonctionnalités vous seront offertes par les outils informatiques des émetteurs de cartes carburant : paramétrage pointu de la carte, blocage immédiat en cas d’utilisation frauduleuse, aide à la récupération de la TVA, facilité de gestion en matière de fiscalité, etc.
De plus, les cartes carburant offrent un usage qui s’étend au-delà du service en carburant. Qu’elles émanent d’un pétrolier, d’une enseigne de grande distribution ou bien d’une société de service, certaines cartes carburant intègrent des services supplémentaires. Avec ces dernières, vos Conducteurs pourront régler le parking, le stationnement, les frais d’autoroute, l’achat de produits d’entretien en boutique dans une station-service voire même des prestations d’entretien comme le remplacement de pneumatiques.
Logiciel de gestion de flotte
Parmi les services indispensables d’une gestion de flotte réussie, vous ne passerez pas à côté du logiciel de gestion de flotte. Cet outil informatique vous permettra de gérer, au travers d’une seule interface, l’ensemble des véhicules de société de votre parc. De cette façon, vous serez en mesure aisément de réaliser les actions suivantes :
- Optimiser le management de votre parc de véhicule d’entreprises (renouvellement, entretien, assurance, TCO, etc.),
- Maîtriser des coûts liés au parc auto,
- Anticiper les problèmes mécaniques et techniques,
- Définir des indicateurs-clés de performance (KPI) en vue d’optimisations futures,
- Mettre en place des alertes automatiques (anomalie en termes de consommation de carburant, entretien dépassé, contrôle technique expiré, etc.),
- Automatiser certaines tâches de votre quotidien (prise de rendez-vous, e-accord de travaux, paiement des contraventions, récupération de TVA, etc.),
- Géolocaliser en temps réel les véhicules de vos Collaborateurs (définition d’un ordre de mission, optimisation du trajet, etc.),
- Etc.
Également, nous vous recommandons d’opter pour une solution correspondant à vos besoins en entreprise, mais également en adéquation avec la taille de votre parc automobile. En effet, il est préférable de sélectionner un logiciel de gestion de flotte dont vous tirerez pleinement parti des fonctionnalités présentes, même si ces dernières sont moins nombreuses que celles de ses concurrents. Autrement, vous vous retrouverez noyé sous une multitude de fonctionnalités sans pouvoir en saisir le potentiel. Un audit préalable de vos besoins est conseillé avant tout essai de différents logiciels de gestion de flotte.
Solution de télématique
Enfin, la télématique est un service auquel vous vous devez de souscrire en tant que Gestionnaire de parc. Technologie embarquée à bord des véhicules de l’entreprise, la télématique offre trois avantages majeurs :
- Pour vos Collaborateurs, l’amélioration de leur sécurité au volant,
- Pour vous, la possibilité de réaliser d’importantes économies,
- Pour l’environnement, la réduction des gaz à effet de serre (GES).
La télématique, via un boîtier connecté à bord du véhicule du Conducteur, permet de collecter un ensemble de données brutes pour les convertir, par la suite, en informations utiles. Ces données peuvent être les kilomètres parcourus au cours d’un trajet, la consommation de carburant du véhicule, le comportement du Conducteur, la position géographique du véhicule.
Le traitement de ces données vous permettra de mener des actions correctives en vue de modifier le comportement routier de vos Collaborateurs :
- Sensibilisation à l’éco-conduite et adoption de ce mode de conduite,
- Réduction de l’accidentologie au sein du parc auto,
- Préparation en amont des déplacements professionnels (moins de kilomètres parcourus, moins de stress, vitesse moins élevée),
- Etc.
De votre côté, la télématique vous offrira la possibilité de diminuer le montant des factures de carburant, d’entretien, d’assurance, de contraventions pour excès de vitesse ainsi que celles de frais de remise en état post-accident.
De plus, avec l’aide de vos Conducteurs, vous contribuerez à la préservation de la planète en rejetant moins de CO2 dans l’air grâce à une consommation moindre en carburant et des kilomètres inutiles évités.
Les 5 services, présentés tout au long de cet article, vous seront d’une aide précieuse pour gérer de façon optimale votre flotte de véhicules professionnels. En profitant de ces services, vous vous concentrerez sur vos objectifs principaux sans passer une grande partie de votre temps sur des tâches chronophages. D’autre part, à l’usage, ces services satisferont pleinement vos Conducteurs.
